**會議管理模塊**
系統入口
?如何進入會議管理模塊
????????在瀏覽器中輸入[gxq.n3.cn](http://gxq.n3.cn/)將跳轉到辦公平臺登錄頁面，填寫用戶名和密碼后登錄到辦公平臺首頁后，選擇頂部“會議管理”菜單進入到會議管理模塊。進入到會議管理模塊后，會議管理模塊主要分為會議室管理、會議預約、會議管理、會議紀要及會議簽到幾個子模塊。
?????????說明：當登錄系統平臺后，如果沒有在頂部菜單看見“會議管理”菜單，證明你沒有此模塊權限操作。
【配圖】：會議管理模塊
會議流程說明
????????會議管理流程：管理員添加好各個會議室信息以后，當有會議需要召開時，部門先進行會議預約，當參會領導通過會議預約后，進行會議的添加，在會議添加中進行會議時間、標題、是否簽到等基本信息的設置。當會議添加完后進行參會用戶的指定、設置參會用戶的座次，然后給參會人員發送會議通知，參會人員在接受到會議通知后回復是否能夠參加會議。到開會當天，參會用戶根據會議設置進行簽到等操作。會議結束后在系統中錄入相關會議的會議紀要及相關文件的上傳。
會議室管理
?對會議室的管理、座位設置及二維碼生成
? ? ? ?進入到會議管理模塊以后，點擊左側會議室管理菜單進入到會議室管理列表頁面，通過此管理列表可以對會議室進行新建、修改、刪除、查看詳情、搜索、座位設置、二維碼下載等操作。
* **新增會議室**
???????進入到會議室列表頁面后，點擊左上角的“新增”按鈕將彈出新增會議室窗口，按要求填寫表單中的內容，提交保存。
?????????說明：1.當“新增”按鈕不可用，或點擊“新增”按鈕彈出頁面后沒有表單窗口，并提示你沒有此模塊操作權限，證明此用戶沒有新增會議室權限，可聯系管理員進行操作授權。
????????????????????? 2.座位行名：及會議室每排座位的名字顯示設置，比如：主席臺/第一行/第二行/第三行、主席臺/第一排/第二排/第三排、主席臺/A區/B區/C區等(見下圖二)。
【配圖】：新增會議室
【配圖】：座位行名
* **編輯會議室**
???????進入到會議室列表頁面后，點擊右側操作菜單的“編輯”鏈接將彈出編輯會議室窗口，按實際情況修改表單中的內容，然后提交保存。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“編輯”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
??????????????????????2.編輯操作原則是誰添加誰編輯。
【配圖】：編輯會議室
* **刪除會議室**
???????進入到會議室列表頁面后，點擊右側操作菜單的“刪除”鏈接將彈出刪除確認窗口，輸入刪除說明(選填)，確認是否刪除。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“刪除”按鈕時，證明你沒有刪除權限。
????????????????????? 2.刪除操作原則是誰添加誰刪除。
【配圖】：刪除會議室
* **查看會議室詳情**
???????進入到會議室列表頁面后，點擊右側操作菜單的“詳情”鏈接(也可雙擊列表數據)，彈出會議室的詳細信息窗口。詳情窗口會顯示會議室的詳細內容以及查閱記錄。詳情除了彈出窗口外，還可以在新窗口打開【通過會議室列表中右側的操作菜單，點擊詳情(新窗口)鏈接】。
【配圖】：會議室詳情
* **會議室座位設置**
???????進入到會議室列表頁面后，選擇會議室后，點擊右上角的“座位設置”按鈕將彈出座位設置窗口。當第一次設置座位時，需要輸入會議室的座位行、列數及座位行名(配圖一)；當設置過座位后要再次修改時，將會顯示已經設定的行列數(配圖二)。
【配圖】：會議室座位設置一
【配圖】：會議室座位設置二
????????當設置完會議室行、列號后，會按設置的行列顯示會議室的座位圖，然后對單個座位進行詳細設置，可設置座位是否有效、是否是主持位置、是否為主席臺、行號顯示、座位號顯示、座位名顯示。當對座位設置完以后提交保存即可。
????????有效座位：即這個座位是否有效，當座位設置為無效時，在綁定用戶時是不能綁定的。
????????主持位置：會議主持人的位置。
????????主席臺：即此座位是否為主席臺專用座位。
?????????
【配圖】：按行列號顯示的會議室座位信息
【配圖】：單個座位信息的設置
【配圖】：座位說明
* **會議室二維碼下載**
? ? ? ?在會議室座位設置完成后，即可下載會議室二維碼。打開會議室座位設置窗口，點擊下方的“二維碼下載”按鈕，即可把會議室二維碼下載到本地。下載后解壓壓縮包，就會在文件夾中看見相對于的二維碼圖片。
????????說明：1.在當點擊“二維碼下載”按鈕后，有可能沒有反應。此時注意瀏覽器右上角，瀏覽器可能會攔截下載。點開下圖攔截配圖所示，允許彈出窗口，然后重新下載。
【配圖】：下載攔截
會議預約
?會議預約及參會領導審核
????????會議預約主要是前期對會議室的預約及征詢參會領導的意見。點擊左側會議預約菜單進入到會議預約列表頁面，通過此列表頁面可以新建、修改、刪除、查看詳情等會議預約操作。
【配圖】：會議預約列表
* **新增會議預約**
???????進入到會議預約列表頁面后，點擊左上角的“新增”按鈕將彈出新增會議預約窗口，按要求填寫表單中的內容，提交保存。
?????????說明：1.當“新增”按鈕不可用，或點擊“新增”按鈕彈出頁面后沒有表單窗口，并提示你沒有此模塊操作權限，證明你沒有新增會議預約權限，可聯系管理員進行操作授權。
【配圖】：新增會議預約
????????在保存會議預約以后，會給選定的參會領導發送消息通知，當參會領導收到消息后，領導進行回復。當所有參會領導回復后，申請人根據參會領導回復情況決定是否召開會議，如果召開會議就去會議管理里面去新增會議。
* **編輯會議預約**
???????進入到會議預約列表頁面后，點擊右側操作菜單的“編輯”鏈接將彈出編輯會議預約窗口，根據實際情況修改表單中的內容，然后提交保存。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“編輯”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
??????????????????????2.編輯操作原則是誰添加誰編輯。
????????????????????? 3.當會議預約有參會領導回復后，將不能再進行編輯。
【配圖】：編輯會議預約
* **刪除會議預約**
???????進入到會議預約列表頁面后，點擊右側操作菜單的“刪除”鏈接將彈出刪除確認窗口，輸入刪除說明(選填)，確認是否刪除。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“刪除”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
????????????????????? 2.刪除操作原則是誰添加誰刪除。
????????????????????? 3.當會議預約已有領導回復后將不能再刪除。
【配圖】：刪除會議室
* **查看會議預約詳情**
???????進入到會議預約列表頁面后，點擊右側操作菜單的“詳情”鏈接(也可雙擊列表數據)，彈出會議預約的詳細信息窗口。詳情窗口會顯示會議預約的詳細內容、處理記錄、審核狀態、審核流程、查閱記錄。詳情除了彈出窗口外，還可以在新窗口打開【通過會議預約列表中右側的操作菜單，點擊詳情(新窗口)鏈接】。
【配圖】：會議預約詳情
會議管理
?對會議的管理、參會用戶設置及會議通知
? ? ? ?在會議預約通過審核以后，即可添加會議。點擊左側會議管理菜單進入到會議管理列表頁面，通過此列表頁面可以添加會議基本信息、設置參會用戶、設置座次、發送通知、取消會議等操作。
【配圖】：會議管理列表
* **新增會議**
???????進入到會議管理列表頁面后，點擊左上角的“新增”按鈕將彈出新增會議窗口，根據會議情況填寫表單中的內容，提交保存。
?????????說明：1.當“新增”按鈕不可用，或點擊“新增”按鈕彈出頁面后沒有表單窗口，并提示你沒有此模塊操作權限，證明此用戶沒有新增會議室權限，可聯系管理員進行操作授權。
【配圖】：新增會議
????????在保存會議以后，會給指定的會議審核人發送消息，當審核人收到消息后及可對會議進行審核，只有在會議通過審核后才能進行后面的相應操作。
* **編輯會議**
???????進入到會議管理列表頁面后，點擊右側操作菜單的“編輯”鏈接將彈出編輯會議窗口，按實際情況修改表單中的內容，然后提交保存。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“編輯”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
??????????????????????2.編輯操作原則是誰添加誰編輯。
????????????????????? 3.當會議通過審核后，將不能再進行編輯。
【配圖】：編輯會議
* **刪除會議**
???????進入到會議管理列表頁面后，點擊右側操作菜單的“刪除”鏈接將彈出刪除確認窗口，輸入刪除說明(選填)，確認是否刪除。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“刪除”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
????????????????????? 2.刪除操作原則是誰添加誰刪除。
????????????????????? 3.當會議通過審核后將不能再刪除。
【配圖】：刪除會議室
* **查看會議詳情**
???????進入到會議管理列表頁面后，點擊右側操作菜單的“詳情”鏈接(也可雙擊列表數據)，會彈出會議的詳細信息窗口。詳情窗口會顯示會議的詳細內容、出勤統計、處理記錄、審核狀態、審核流程、查閱記錄。詳情除了彈出窗口外，還可以在新窗口打開【通過會議管理列表中右側的操作菜單，點擊詳情(新窗口)鏈接】。
【配圖】：會議詳情
* **催辦**
? ? ? ?在會議提交以后，當指定的會議審核員長時間沒有審核時，可在右側的操作菜單點擊“催辦”鏈接彈出催辦窗口，填寫催辦說明點擊確認，將給會議審核員發送催辦消息。
【配圖】：會議預約催辦
* **設置參會用戶**
? ? ? ?在會議通過審核以后，先進行參會用戶的設置。選擇一條已經審核通過的會議記錄，點擊右上角的“設置參會用戶”按鈕將彈出設置參會用戶窗口頁面，在頁面中進行參會用戶的添加，當添加完參會用戶后提交保存。
?????????說明：1.當設置完參會用戶保存后，再點擊“設置參會用戶”按鈕及可對設置的用戶進行編輯修改。
【配圖】：設置參會用戶
* **設置座次**
? ? ? ?在設置完參會用戶后，即可為參會用戶指定座次。選擇一條已經審核通過的會議記錄，點擊右上角的“設置座次”按鈕將彈出設置座次窗口頁面，在頁面的座位圖中給參會用戶指定相應的座位，當指定完座次后提交保存。
?????????說明：1.在設置座次時，注意座位的熟悉(及主席臺、主持人、無效座位等)。
????????????????????? 2.當座次設置為嘉賓時，座次會顯示嘉賓的姓名，且嘉賓不用簽到(如果會議設置了需要簽到)。
【配圖】：設置座次
【配圖】：綁定好的座次
* **會議通知**
? ? ? ?在設置完座次后，即可給參會的用戶發送通知消息。選擇一條已經審核通過的會議記錄，點擊右上角的“會議通知”按鈕將彈出會議通知窗口頁面，在頁面中選擇通知對象及通知方式，然后進行通知的編輯，如有會議資料可一并上傳后，提交保存及會對選擇的通知對象進行消息的發送。
?????????說明：1.通知對象分為：全部用戶、指定用戶、未閱讀用戶。
????????????????????? 2.在設置通知內容時：\[username\]、\[datetime\]、\[deptname\]、\[meetname\]為系統替換參數，可以以這幾個替換參數為基礎，進行會議通知的編輯。
【配圖】：會議通知
* **通知日志**
? ? ? ?在給參會用戶發送會議通知后，在通知日志中可以查看每條通知的閱讀、回復等詳情情況，并可進行重發通知和重發所有未讀通知。選擇一條已經審核通過的會議記錄，點擊右上角的“通知日志”按鈕將進入當通知日志頁面，此頁面會顯示與該會議的所有會議通知日志，在列表中可以看到讀取情況及回復情況。
【配圖】：通知日志列表
????????在通知日志列表頁面，可以選擇重發通知和只重發所有未讀通知。重發通知：點擊一條需要重發的通知，然后點擊右上角的重發通知按鈕，將重新發送此條會議通知；重發所有未讀通知：點擊重復所有未讀通知后，將把所有未讀的通知重新發送給參會用戶。
* **取消會議**
? ? ? ?在會議還未開始前，可以取消會議并給參會用戶發送取消會議通知。選擇一條已經審核通過且沒有開始的會議記錄，點擊右上角的“取消會議”按鈕將彈出取消會議窗口頁面，在頁面中填寫取消原因及通知方式，保存發送通知。
?????????說明：1.在設置通知內容時：\[username\]、\[datetime\]、\[season\]、\[meetname\]為系統替換參數，可以以這幾個替換參數為基礎，進行會議通知的編輯。
【配圖】：會議通知
會議通知回復
?手機端會議通知回復
? ? ? ? 當發送會議通知消息以后，參會用戶將會在宜昌高新辦公企業號的待辦工作中收到一條會議通知，點開會議通知詳情，即可回復是否能參加會議，回復情況分為一下幾種：
????????1.能參加是本人：選擇能參加，是本人，并確認回復即可。
????????2.能參加不是本人：選擇能參加，不是本人后，需要轉給你指定的人。你指定的人將收到參加會議的消息，并進行通知回復。
????????3.不能參加：選擇不能參加，并選擇缺勤原因。
【配圖】：手機端會議通知列表
【配圖】：能參加是本人
【配圖】：能參加不是本人
【配圖】：不能參加
會議簽到
?相關會議的簽到詳細信息
? ? ? ? 當會議舉行的時候，參會用戶進入到會場，根據會議通知找到自己對應的座位號，用微信掃一掃掃描座位號上面的二維碼進行掃碼簽到。?
?????????說明：1.當會議設置了簽到距離時，參會用戶的簽到距離大于設置的距離時，用戶無法進行簽到。
????????????????????? 2.當會議設置了簽退時，參會用戶第一次掃碼為簽到，第二次及為簽退。
【配圖】：正常簽到
【配圖】：遲到
【配圖】：早退
【配圖】：掃碼務會議
????????在參會用戶簽到以后，可以在會議管理模塊里面看到所有參會用戶的簽到日志。點擊會議管理模塊左側會議簽到菜單進入到會議簽到列表頁面。
【配圖】：會議簽到列表
會議紀要
?會議紀要的添加與管理
? ? ? ? 當會議開完后，即可在系統中錄入會議相關的會議紀要。點擊左側會議紀要菜單進入到會議紀要列表頁面，通過此列表頁面可以新建、修改、刪除、查看詳情等會議紀要操作。會議紀要分為所有會議紀要和我的會議紀要。
????????所有會議紀要：會顯示整個系統下所添加的所有會議紀要。
????????我的會議紀要：會顯示登錄用戶添加的所有會議紀要。
【配圖】：所有會議紀要列表
【配圖】：我的會議紀要列表
* **新增會議紀要**
???????進入到會議紀要列表頁面后，點擊左上角的“新增”按鈕將彈出新增會議紀要窗口，按要求填寫表單中的內容，提交保存。
?????????說明：1.當“新增”按鈕不可用，或點擊“新增”按鈕彈出頁面后沒有表單窗口，并提示你沒有此模塊操作權限，證明此用戶沒有新增會議室權限，可聯系管理員進行操作授權。
【配圖】：新增會議紀要
* **編輯會議紀要**
???????進入到會議紀要列表頁面后，點擊右側操作菜單的“編輯”鏈接將彈出編輯會議紀要窗口，按實際情況修改表單中的內容，然后提交保存。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“編輯”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
??????????????????????2.編輯操作原則是誰添加誰編輯。
【配圖】：編輯會議紀要
* **刪除會議紀要**
???????進入到會議紀要列表頁面后，點擊右側操作菜單的“刪除”鏈接將彈出刪除確認窗口，輸入刪除說明(選填)，確認是否刪除。
?????????說明：1.當右側操作菜單中沒有出現“刪除”按鈕時，證明你沒有編輯權限。
????????????????????? 2.刪除操作原則是誰添加誰刪除。
【配圖】：刪除會議紀要
* **查看會議紀要詳情**
???????進入到會議紀要列表頁面后，點擊右側操作菜單的“詳情”鏈接(也可雙擊列表數據)，將彈出會議紀要的詳細信息窗口。詳情窗口會顯示會議紀要的詳細內容、處理記錄、查閱記錄。詳情除了彈出窗口外，還可以在新窗口打開【通過會議紀要列表中右側的操作菜單，點擊詳情(新窗口)鏈接】。
【配圖】：會議紀要詳情
