# 第3章 管理
# 第三章：管理
## 1. 估算時間
錯誤估算任務所需時間，是最常見，也是最致命的錯誤。在時間領域有一個與[墨菲定律](http://goo.gl/nQBUr)同源、但貌似悖論的[侯世達法則](http://goo.gl/EBC2g)值得牢記：
> 完成一個任務實際花費的時間總會超過計劃花費的時間，就算制定計劃的時候考慮到本法則，也不能避免這種情況的發生。
為什么完成任務實際花費的時間總會超過預期呢？先來看看生活中執行任務的真實情況。
> 每個學英語的人都遇到過幾乎一模一樣的尷尬——什么時候是個頭啊？！一開始，學習者往往以為自己的問題只是詞匯量不夠，便買來各種詞匯書啃啊啃，可很多人啃著啃著就放棄了……
>
> > 背單詞書是非常反人類的事情，人類大腦本就不適合大量記憶列表，尤其是列表中的項目毫無邏輯聯系的時候。所以，堅持不下去才正常。
>
> 而少數堅持下來的人卻痛苦地發現，即便每個單詞（好像）都認識，放到一起組成句子之后還是看不懂。他們這才明白，原來“不學語法也能學好英語”純屬扯淡，只好買來語法書狂啃，又有很多人啃著啃著就放棄了……
>
> 少數堅持下來的人再次痛苦地發現，補過詞匯，補過語法，依然看不懂文章。他們深入思考才明白，原來是因為自己的邏輯訓練不足，文字是搞懂了，可內容卻理解反了，只好一邊練邏輯一邊啃閱讀，又有很多人啃著啃著就放棄了……
>
> 少數人又堅持下來了。再過一段時間，他們發現自己單詞沒問題、語法沒問題、邏輯沒問題，可還是看不懂文章。最終才明白，這是各種知識積累不夠造成的，這些知識包括學科背景、文化背景、歷史背景等。于是，他們又要開始“新的”征程……
這就是人們做事時的真實境遇：一旦開始，就會發現“意外”接踵而至。原本做的準備根本不能解決問題，因為“經過準備的就不再是問題”，而真正遇到的問題個個都是之前不曾想象抑或無法想象的，解決一個問題的同時往往會產生新的問題……因此，所謂“漸入佳境”最終只能是少數人的感受，大多數人在此之前早已潰敗。
為什么人們總是錯誤估計完成任務需要的時間呢？因為 大多數人在執行任務之前忽略了一個重要的步驟，那就是分辨任務的屬性——它是熟悉的還是陌生的呢？
有些任務是你所熟悉的，即以前曾經做過的。由于已經做過一次（或多次），所以，你清楚地了解該任務的每一個環節，知道應該如何拆解任務、應該怎樣分配拆解出來的子任務、每一個子任務有多少個步驟、每一個步驟需要耗費多長時間、哪些步驟需要格外小心……在這種情況下，正確估算完成任務需要的時間是很容易的。
然而，有些任務是你所陌生的，那么在執行過程中就必然會遭遇各種所謂的“意外”。其實它們根本不是意外，只不過是因為你對任務不熟悉，它們才成為了“意外”。實際上，這些“意外”是任何完成該任務的人都必然會經歷的事情。 只有完整地執行一次任務，該任務的屬性由“陌生”變為“熟悉”之后，才有可能順利解決這些“意外”。
對學習來說，任務“陌生”的可能性更大，因為學習本身是一個探索未知的過程。完成學習任務常常需要花費比我們想象中多得多的時間。對工作來說，任務“熟悉”的可能性更大。因為工作本身是一個應用已知的過程。當然，不同的工作，情況還是有所不同。例如，有些工作需要更多創新，有些工作可能前所未有……所以，在現實生活中，我們需要完成的任務的真實屬性往往是“一部分熟悉，一部分陌生”。這就從根本上解釋了為什么前文描述的那個貌似悖論的法則總是應驗——我們必須處理未知，而從陌生到熟悉，就需要花費時間去學習，這個過程無法逾越。
多年前，我在網上讀到[彼得·諾維格](http://norvig.com)的一篇文章：[《十年學會程序設計》](http://goo.gl/Sn6U)（[*Teach Yourself Programming in Ten Years*](http://goo.gl/Z5Nv)）。在這篇文章中，諾維格表示，人們購買那種名字類似“7天自學Java語言”的書是無知的表現，他認為，用10年時間學習程序設計才真正現實，也非常值當。
> [約翰·海斯](http://goo.gl/EhyNG)的研究（[The Complete Problem Solver](http://goo.gl/VoWFa)）和[本杰明·布魯姆](http://goo.gl/MVuAU)的研究（[Developing Talent in Young People](http://goo.gl/n3g4k)）表明，幾乎在所有領域，培養專業技能大約需要10年。他們研究的領域包括國際象棋、作曲、繪畫、鋼琴、游泳、網球以及神經心理學、數學拓撲學。似乎沒有真正的捷徑——即使是在4歲時就展露音樂天賦的[莫扎特](http://goo.gl/Ftsql)，也仍然用了超過13年的時間才譜寫出世界級的樂曲。
>
> 再看看另一個領域的例子。[披頭士樂隊](http://goo.gl/cQQTF)似乎是于1964年在[愛德·沙利文秀](http://goo.gl/Jfd9a)登臺后突然火爆起來并成為第一樂隊的，但他們其實從1957年就開始在利物浦、漢堡等地的小型俱樂部表演了。雖然他們很早就顯現出了強大的吸引力，但對他們的成功具有決定意義的作品《佩珀中士（Sgt.Peppers）》也是1967年才發行的。
>
> [塞繆爾·約翰遜](http://goo.gl/yQj9l)甚至認為10年還不夠，他說：“任何領域的卓越成就都必須用一生的努力才能取得；稍微低一點代價都無法換來。”[杰弗里·喬叟](http://goo.gl/X9oFM)則感嘆：“生命如此短暫，學習技藝需要的時間卻如此綿長。”
在彼得·諾維格發表這篇文章的數年后，2008年11月，[馬爾科姆·格萊德威爾](http://goo.gl/JRH2y)出版了[《異類》](http://goo.gl/YndkQ)一書。在這本書中,格萊德威爾把“10年”換算成了更為精確的“10000小時”——想要出類拔萃，就要努力至少10000小時。
要想提高估算時間的能力，就要從現在開始養成習慣：做任何事情之前先判斷其熟悉程度（或陌生程度），再據此判斷估算完成任務所需要的時間。通常情況下，“反正比一般人想得長多了”倒是一個屢試不爽的假設。
## 2. 及時行動
接受任務之后，什么時候開始執行才好呢？比“越早開始越好”更切實的答案是“現在就開始”。所謂做事拖延，不是拖延著做事，而是拖延著不開始做事。明知自己拖延的人很痛苦，因為他們不是不知道該做什么，而是不知道為什么“無法進入狀態”——這是他們能夠想出來的對自己的行為最拿得出手的描述。
明明已經焦慮到不行，拖延的人為什么遲遲不開始行 動？一個常見的原因是前文所述的“錯誤估算任務所需時間”， 總以為可以在最后期限之前完成，心里想著“時間還多的是 嘛！”可這并不是本質原因。本質原因在于恐懼——無論是來自內部的，還是來自外部的。
來自內部的恐懼在于：只要開始做事，一個人就要面臨做錯、做不好的風險。這原本是任何人都逃不掉的事情，但最終患上“拖延癥”的人犯了一個簡單的認知性錯誤，即認為那些能夠做對、做好的人都是直接做對、做好的。從表面上看也好像確是如此。那些能夠做對、做好的人，總是顯得從容不迫、輕車熟路。面對這樣的人，那些犯了錯、做不好的人根本沒辦法不自卑、不懷疑自己……
所以，很多人做事拖延的原因不過是“不求有功，但求無過”的想法。沒有哪一個拖延的人愿意承認自己是這樣想的，但當他們捫心自問的時候，他們都知道這描述一針見血。
只要做事，就一定會出問題。這是現實。無論何人，無論何事。如果在做事的過程中沒有出現任何問題，那肯定不是在做事，而是在做夢。
認清并接受這個現實很重要。只有這樣，才能心平氣和地去做事。說一個人不怕困難，那是假話。誰不想一帆風順、馬到成功？可現實就是如此。做事情的時候，肯定會遇到困難，事情越有價值，困難就越具規模。遇到困難的時候，心平氣和地面對就好，因為這只不過是生活常態。有時我們花費了很多時間和精力依然沒能解決問題，卻眼見別人輕松過關，這確實令人氣餒。不過，這也是生活常態——在任何一個特定領域，總有一些人比另一些人表現更好、費力更少。然而，在大多數情況下，有4個字頗具道理并且值得相信——勤能補拙。不過，真正相信這4個字的前提是“接受現實”，否則，這4個字發揮不了任何實際作用。
來自外部的恐懼在于過分在意外界的評價。人是一種很有趣的動物，在自己做對、做好之前，通常已經了解做對、做好是什么樣子。于是，無論能否做對、做好，人都覺得自己有能力判斷別人是否做對、做好。所以，盡管自己不怎么樣，卻可以振振有詞、理直氣壯地評價別人做得對不對、好不好。所以，一個人一旦開始認真做事，被嘲弄、被恥笑的幾率將遠遠高于被夸獎、被鼓勵的幾率——這幾乎是肯定的。也正是由于這個原因，使很多人懷有前文提到的“不求有功，但求無過”的微妙心態。 事實上，那些真正能夠做對、做好的人，絕不會隨意嘲弄、打擊別人，因為他們是做對過、做好過的人，他們一路走過來，心里非常清楚做對、做好有多么不易，所以，他們會不吝一切機會去鼓勵那些嘗試做事情的人。這甚至可以當作一種測試方法：如果一個人經常嘲弄他人，那只能說明他自己不怎么樣；否則，他會像那些極少數已經做對、做好的人一樣，給予別人真誠的鼓勵而非嘲弄。盡管那些能真正做對、做好的人有時也會給出負面評價，但這些評價通常是“建設性的負面評價”，并不是為了獲得優越感而發出的嘲弄。
所以，我們沒有必要在意來自他人的、非建設性的負面 評價。沒有誰從一開始就能做對、做好。所有做對、做好的 人都是一路磕磕絆絆走過來的，這就是生活常態。而動輒給 出非建設性負面評價的人，往往不是正經做事的人，他們和 那些正經做事的人身處不一樣的世界，這也是生活常態。
還有一個微妙的現象需要注意。盡管在一般的環境中，時間的運動是勻速的，但實際上，就人的主觀感受來說，時間的運動肯定是加速前進的。對“為什么隨著年齡的增長每個人都會覺得時間過得越來越快”這個問題，心理學家有一個簡單明了的解釋：
對一個5歲的孩子來講，未來的1年相當于他已經度過的人生的1??，即20%；而對一個50歲的成年人來講，未來的1年只相當于他已經度過的人生的1???，即2%。所以，隨著年齡的增加，人們會覺得時間運動得越來越快。
更重要的是，人在小時候沒什么事情可做，就愈發感覺時間過得慢；隨著年齡增加，要做的事情越來越多，當然就愈發感覺時間過得飛快，稍縱即逝。由此看來，小孩子的感覺自然是“那時候天總是很藍，日子總過得太慢”，而“人生猶如白駒過隙，瞬間而已”大都是老年人的慨嘆，也是他們的切身感受。
如果能將這種認識納入自己的心智，你就不會再對“最后期限”有那么荒謬的幻覺了。只要接受了必須完成的任務，你就會有真切的緊迫感，因為你知道，時間必然越走越快。而且，你現在就已經明白：“最后期限”不是固定在將來的某一點，而是朝著你加速撲來。有的時候，也許還沒開始就發現自己已經晚了。在這樣的情況下，唯一的策略依然是“現在就開始”。否則更待何時？在起步晚了的情況下，問題不是“到時候能不能做好”，而是“到時候能做多好就做多好，總好過什么都不做”。明白了這個道理，不管遇到什么任務，永遠不要再問“什么時候開始才好”，因為答案只有一個：“現在”！
## 3. 直面困難
就算沒有低估完成任務所需要的時間，就算已經按時開始執行任務，很多人還是沒有按時完成任務。為什么有的人好像一直在忙，卻總是拿不出成績、做不出成效？其實，工作中經常會遇到這樣的人，讀書的時候也不例外——上學時總有一些天天筆不離手、眼不離書、屁股不離板凳，成績卻很差的學生。這種情況的存在往往會使人們不禁懷疑“努力”的可靠性。還好，仔細觀察就會發現，他們實際上并不努力，只是做出了努力的樣子，或者顯得比較努力而已。
無疑，他們的效率低下。而效率低下的根本原因是什么？答案是：回避困難。
任何一個任務都可以劃分為兩個部分，即相對簡單的部分和相對困難的部分。如果世界上的任務都是由簡單的部分構成，全無困難之處，那就沒有人會遇到挫折或者遭受失敗了。可現實明顯并非如此。
稍微思考一下就能明白，合理的時間安排應該是這樣的：迅速做完簡單的部分，把節約出來的時間放在困難部分的處理上。然而，很多人會下意識地回避困難，于是乎，他們的時間安排是這樣的：用幾乎全部時間處理簡單的部分，至于困難的部分，干脆“掩耳盜鈴”，視而不見，暗地里希望困難自動消失……
這樣的行為與做事的動機有關。人做事的動機往往來自兩個截然相反的原因：獎勵與懲罰。人都喜歡被獎勵，討厭被懲罰。從最淺的層面上看，盡力做能夠獲得獎勵的事情顯然是劃算的，回避做可能招致懲罰的事情顯然是合理的。然而，從另一個層面上看，接受懲罰往往是積累經驗的起點，甚至是唯一的起點。這就是俗話所說的“吃一塹，長一智”。很多時候，為了能夠“長一智”，必須先“吃一塹”，西方稱之為“挫折教育”。
很多事情并不是一過性的，總會階段性地有獎有罰。受到獎勵之后，原本有兩個選項：“再次來過”和“見好就收”。有意思的是，絕大多數人會自動忽視第二個選項（這也是“[龐茲騙局](http://goo.gl/rc8SQ)”生生不息的根本原因）。受到懲罰之后，同樣有兩個選項：“從此碰都不碰那件事情”和“掙扎著找一個出路”。同樣有意思的是，絕大多數人還是會自動忽視第二個選項。
所以，很多人實際上根本不知道自己所謂的“喜歡做某件事情”很可能只是因為那件事情相對簡單、容易獲得獎勵而已。拖延的人并非不做事，他們做事，甚至做很多事。拖延的人也并非不努力，他們會花很長時間去做事，但做的只是很多簡單的事。他們每次回避困難的時候，都不是故意的，并且往往已經給自己找了恰當的借口。這借口太強大、太有力，以至他們真誠地相信：“我喜歡做有創意的事情，而現在手上的這些事情太枯燥，我確實提不起興趣……”
如果不能控制這種逃避的傾向，再多、再好的任務管理技巧都是無效的，因為任務中相當重要的一部分（通常因為重要而困難，也因為困難而重要）永遠無法完成。所謂效率，是在任務完成之后才能夠衡量的。這樣看來，對逃避困難的人來講，因為沒有完整地完成任務，所以無論他們花了多長時間，也都沒有效率（相當于分子為零）。
現實中，這種現象無處不在。比如學習上，準備托福考試時只做閱讀和聽力但不練習口語和寫作；比如工作上，做項目計劃時只討論做什么卻從不提及怎么做；比如生活上，總是把“我愛你”掛在嘴邊卻從來不花時間想想戀人真正需要的是什么……這些問題都源自同一個習慣：專做簡單的，回避困難的。
所有真正踏實做事的人都知道，任何任務的絕大部分都是枯燥而又無趣的，所謂有創意的部分，可能連1%都不到。對此，我有切身體會。
我的詞匯書《TOEFL核心詞匯21天突破》這些年一直賣得很好。最初我花了多長時間寫這本書呢？9個月。這本書最重要、最核心、最有創意的部分是什么呢？是通過語料庫分析統計詞頻后再反復篩選出來的托福考試中出現2次以上17次以下的核心詞匯。完成這些工作需要多長時間呢？收集和處理語料庫文本大約花費1個月，詞頻統計工作由WordSmith軟件完成——只用了幾十秒。那么，剩下的8個月我在做什么？在做最沒有技術含量、最枯燥、最無聊的復制、粘貼、編輯、整理、審閱、修改、回顧……
> > 出現次數非常多的單詞屬于大部分人已經掌握的常見單詞，例如sea、stone、sky等，基本都不用特意去背；而出現次數很少的單詞，例如那些在20多年的考試當中只出現過一次的，根據概率理論，它們在下一次考試中出現的可能性極低，所以也不用專門投入時間去記憶。
## 4. 關注步驟
所謂“三思而行”在我看來就是指做任何事情之前都要考慮相關的3個方面：內容（What）、原因（Why）、方法（How）。任何任務都起碼具備3個屬性：何事（What）、何因（Why）、何法（How）。清楚了解一個任務的這些屬性，對最終能否完成該任務起著決定性的作用，所以應該多花一點時間去“三思”。
在大多數情況下，這3個方面中最為關鍵的實際上不是內容，也不是原因，而是方法。因為任務的內容與原因常常不言自明，而方法卻并非唾手可得。例如，每個年輕人都可能有發財夢，為什么幾十年后做過夢的大多數人依然不富裕？比較合理的解釋可能是：大多數人都知道自己究竟想要得到什么，也知道為什么要得到，卻始終沒弄明白怎樣做才能得到。
所以，當我們面對某項任務的時候，內容與原因都已經基本確定了（至少表面上看是如此），需要思考的就剩下方法了。當然，思考方法需要從領悟內容入手，不停地細分、拆解任務，而且越具體越好，直至每個小任務都可以由一個人獨立完成。
背英語單詞可以作為一個例子。
如果某位學生正在準備托福考試，而且已經意識到他的任務是擴充詞匯量，那么他該去背哪些單詞？書店里有很多詞匯書，他應該選擇哪一本？正確答案是：視情況而定。哪怕先假定市面上的托福詞匯書都是以合理的方式收錄詞匯，并且確實科學、準確地涵蓋了應對托福考試的必要詞匯，這些書也不一定是該考生的選擇。如果目前他的基礎詞匯量很可能相對不完整，那么他應該先想辦法搞定基礎詞匯，再去買托福詞匯書中的某一本。
這就是在回答“何事”的問題。這個問題往往不像看上去那么簡單。
現在假設這位考生已經搞定了基礎詞匯，又選擇了我寫的那本[《TOEFL核心詞匯21天突破》](http://goo.gl/9r1Oc)，那么他所面對的任務的“內容”就比較具體了。但是，還可以再具體一點：
> > 2007 年我開始著手寫另外一本詞匯書：《新TOEFL iBT詞匯分類突破》。先是在網上公開，歷經三年修訂，無數學生試用之后，正式出版。
>
> 擴充詞匯量→托福詞匯→托福核心詞匯→21個單元→每個單元大約 100 個單詞→一個單元分2次完成……
在這個過程中，對任務的每一次“具體化”與“細分拆解”都要反復詢問“原因”。但這還不是很難。
有了這樣的結果，就可以開始思考“方法”了。很多人在這個時候會覺得已經沒什么可想的了，直接去做就是了，很可能正因如此，他們在其后的實際操作中才會顯得那么脆弱、承受力那么差，以至那么容易放棄。
繼續討論上文的例子。假設這位學生根據自己的情況，已經決定將“一個單元分兩次完成”，也就是說，21乘以2，總計 42 個階段。那么，在這42個階段里他應該具體如何操作呢？
> ? 先嘗試做一兩個階段，測量一下完成一個階段需要多長時間。
>
> ? 按照測量的結果制作一個時間表，把其余若干個階段所需要的時間填寫完整（最終總是需要做一些調整的）。
>
> ? 背單詞需要重復，所以，每3個階段過后要留出與完成1個階段相等的時間去復習。這就意味著一共需要花費完成56（42+14）個階段的時間。
>
> ? 每完成總任務的1/3，就增加與完成1個階段相等的再復習時間。這就意味著一共需要花費完成59（56+3）個階段的時間。
>
> ? 學習過程中可能需要多次快速重復記憶，每次可能相當于完成3～5個階段所需要的時間。由于熟悉程度的不斷增加，每次重復記憶所需要的時間會越來越短，所以，預計進行3次重復記憶需要相當于10個階段的時間。這就意味著一共需要花費完成69（59+10）個階段的時間。
做出以上規劃后，還要認真思考完成每個階段的具體步驟。當然，越具體越好。
> ? 每天早晨騰出一點時間。
>
> ? 把前一天背過的單詞朗讀至少 2 遍。
>
> ? 聽錄音，跟讀當天要背的單詞3～5遍，主要關注發音、拼寫，順帶看看詞義，能記多少就記多少，不求速成。
>
> ? 上午利用閑暇時間通讀詞匯列表，并反復閱讀例句。
>
> ? 下午用專門的時間把當天要背的單詞集中背2～3遍。可以一邊讀，一邊抄，一邊背，不要只是坐在那里呆呆地盯著詞匯看。
>
> ? 空閑的時候反復聽當天要背的單詞，重復次數越多越好。
>
> ? 晚上睡覺前復習當天背的單詞。
有了這種思考，隨后的一切行動會因此變得相當容易。
做任何事情，學會思考方式最為重要。
要學著像一個項目管理者那樣思考——他們更多地關注“方法”，他們會花費比別人更多（多出許多倍）的時間去落實每一個步驟，在確認無誤之后，他們才會有效地分配任務，團隊才能夠切實可靠地完成任務。一個學生在背單詞的時候，他就是自己的項目主管，只有學會像項目管理者一樣思考，他才能給自己分配具體的任務、制定切實可行的計劃，最終高效地完成任務。
> > 每個人都有必要閱讀項目管理方面的經典書籍。也許你并沒有“項目經理”之類的頭銜，但，實際上，每個人都應該是自己的項目經理——自主、獨立，是心智成熟的人必有的素質。
在做任何事情之前，通過關注“方法”去反復拆分任務，最終確認每個子任務都是可完成的，這是一個人不可或缺的功課。這樣的習慣，會使一個人變得現實、踏實。這是一種習慣，也是一種后天習得的技能。這種技能無比重要，卻常常被忽視，因為掌握這種技能的人總是默默地應用它，而忽視這種技能的人從未看到過它的具體實施過程和巨大好處。
## 5. 并行串行
讀中學的時候，我們就在物理課上得知電路有兩種基本連接方式：串聯和并聯。此外，我們還背過一些相關的規律，如“串聯分壓、并聯分流”。在任務管理的過程中，可以運用類似的方式去思考任務與任務之間的關系：這兩個任務之間究竟應該是串行關系，還是并行關系？
> > 無論學到了什么東西，都可以接著問自己：“那……這個道理還可以運用在什么地方？”反復問自己這種簡單問題，能夠鍛煉自己融會貫通、舉一反三的能力。盡管總是有人勸誡“速成沒戲”，但還是有人宣揚各種速成的方法，并且信者大有人在，宛若“野火燒不盡，春風吹又生”。為什么呢？上過中學的人都應該明白“省功不省力、省力不省功”的物理原理啊！其實，這些人缺乏的就是這種思 考能力或者說思考習慣。
這個問題非常重要，因為在一般情況下，“提高效率”指的就是“原本只能串行完成的兩個任務現在可以并行完成”。有些任務只能串行，例如要先洗手再吃飯。“洗手”和“吃飯”，不僅是串行關系的任務，還是順序確定的任務。盡管確實有人真的“不洗手先吃飯而后再洗手”，但是大多數人還是能夠看到這么做事的明顯荒謬之處，而且，我們沒辦法也沒必要“邊洗手邊吃飯”。
俗話說“一心不可二用”，從某種意義上理解，這句話是正確的。不過我們也確實很難做到一心一意地長期只做一件事，事實上，我們要做的事情隨時隨刻都可能不少于兩件。一些早期的計算機操作系統，如微軟的DOS，是單任務操作系統；為了提高效率，程序員們又開發出了多任務操作系統，如現在的 Windows。從某種意義上說，為了提高效率，我們也有必要為自己的大腦打造一個“多任務操作系統”。
最直接的辦法是盡量將兩個任務并行。比如，在跑步的時候聽英語，在寫文章的時候聽音樂，在等班車的時候看書等。
養成一個習慣——把要做的事情用紙筆寫出來，把任務落到紙面上，就可以比較容易地分辨出哪些任務是簡單而又機械的，哪些任務是相對復雜而又靈活的（對我個人來講，需要思考的就是“非機械”的），然后，嘗試把一個非機械的任務和一個機械的任務搭配起來完成。
舉兩個我自己的例子。
跑步是機械的，聽有聲讀物（Audiobook）是非機械的（相對需要集中更多注意力），這兩件事情就可以一起做。另一個例子是在我寫文章的時候往往同時聽著音樂，甚至在另外一塊屏幕上放著電影。我可以這么做是有前提的：我的電腦接了兩臺顯示器，并且都是25英寸寬屏。在這種情況下，即使同時播放兩部電影，我的屏幕上還是有足夠的空間。另一個我可以這么做的原因是我看過的電影太多（這兩年是每天至少一部），以至于我對電影的理解能力非常強（就好像文章讀多了閱讀理解能力就會很強一樣），大多數電影我只需要間或掃一下就可以，而且不會錯過重要的細節。但是，對一些比較特別的電影，如[《福斯特對話尼克松》](http://goo.gl/7avpp)、[《朗讀者》](http://goo.gl/Tyjj0)、[《革命之路》](http://goo.gl/RVe3Th)，還有一位讀者推薦給我的[《是，大臣》](http://goo.gl/lSVlZ)等，我就做不到邊寫文章邊看，而是需要停下手中的事情專心地看。
> > 現在，幾乎所有的健身房都在跑步機前擺放了一臺電視，只不過電視節目很無聊而已。
并行兩個任務的一個重要前提是執行者足夠了解這兩個任務，且對自己有足夠清楚的認識，即，對執行者來說，這兩個任務是“主動并行”的。被動發生的并行任務往往只能使效率變得更為低下。我在生活中生生剔除的一個被動并行任務就是“接電話”。從好多年前開始，我就把自己的手機設定為“靜音”狀態，從不主動接電話——而是每隔一兩個小時查看一下電話，有必要的就打回去。當我有條件給自己安排一間不受人打攪的“工作室”后，終于再一次大幅消減了“被動并行”造成的時間和精力的浪費。
當一個任務比較龐大，需要劃分為多個步驟或者多個子任務的時候，對這些子任務之間的關系需要仔細甄別。甄別后，可能會因此產生若干個行動方案，而針對這些方案可能還需要反復衡量才能找到最佳方案。
華羅庚先生曾經用燒水泡茶為例說明過這個問題。
> > 燒水泡茶：參見《統籌方法平話及補充》，華羅庚著，中 國工業出版社，1966。
>
> ? 辦法甲：洗好水壺，灌上涼水，放在火上。在等待水開的時候洗茶壺、洗茶杯、拿茶葉。等到水開，泡茶喝。
>
> ? 辦法乙：先做好一些準備工作，包括洗水壺、洗壺杯、拿茶葉。一切就緒，灌水、燒水，坐待水開了泡茶喝。
>
> ? 辦法丙：洗凈開壺，灌上涼水，放在火上，坐待水開。水開了之后急急忙忙找茶葉、洗茶壺、茶杯，泡茶喝。
哪一種辦法更省時間呢？
誰都能看出第一種辦法好。原因很簡單：有些任務被并行處理了。可以如此優化的前提是“大任務被劃分成足夠多又不太多的小任務”。有了這樣的前提，你才有能力分辨哪些任務可以并行——所謂的“優化”，其實是很簡單的。
如果不做劃分——事實上大多數人真的如此——那么就只有一個任務，那就是“喝茶”。然而，如果能粗略劃分一下的話，就知道起碼可以劃分為兩個子任務，也就是“燒水”和“泡茶”。但這樣還不夠，因為劃分之后的兩個子任務是串行關系，先后順序明了，沒有可以優化的余地。如果再繼續劃分子任務的話，就得找出有“并行”關系的任務，進而提高效率。
在麥當勞之類的快餐店中排隊也會涉及串并行問題。有很多人是輪到自己的時候才抬頭看柜臺上面的菜單，再花很長時間做出選擇，而實際上，完全可以把“排隊”和“選菜”并行，這樣的話，輪到自己的時候只需幾句話就可以端著菜去吃了。有一次我為了觀察特意排了個10人長隊，結果沒有一個人不是在輪到自己的時候才開始選菜。有過這樣的經歷，我就決定以后除非無須排隊或者排隊的人很少，否則我絕不在類似的餐館吃飯，不然會被迫浪費時間。
讓自己擁有“多任務操作系統”的另一個方法就是切分自己的時間。從本質上說，我們的大腦與計算機的中央處理器（下文簡稱為“處理器”）一樣，是個一次只能處理一項任務的系統。那么，計算機究竟是如何做到同一時間處理多項任務的呢？（沒有多任務處理機制，就無法實現如今人人都習以為常的多視窗操作系統。）
一個處理器在一個時間段內其實只能做一件事，因為它只有一個個體、一個時空。而多任務操作系統把一個長時間段劃分成很多短小的時間片，每個時間片只讓處理器執行一個進程（Process）——盡管同時可能有多個進程需要處理。在第一個時間片里，操作系統讓處理器處理A進程；時間片的時間用完之后，無論A進程處理到什么程度，都要被“掛起”（即，A進程這時不能再占用處理器資源——盡管它還是被允許使用計算機的其他資源，如內存、磁盤、屏幕輸出等）；在第二個時間片里，處理器處理的是B進程，時間用完之后，B進程將與A進程一樣被中途“掛起”；而后，處理器開始處理下一個進程，比如C進程。把所有任務的一部分依次完成之后，處理器重新循環，從A進程開始順次處理，直到最后一個進程。循環反復的過程中，有些任務完成了，另一些任務處于尚未完成的狀態，如果有新的任務進來，只需要加入循環隊列即可。看上去好像是操作系統同時運行著很多進程，而實際上，它靠的是類似視覺暫留現象的機制。
> > 現在已有多核的CPU，一個多核的CPU可以看作由多個CPU構成 的“CPU 組”。
在這個機制里，進程不是按照其本質屬性被劃分為子進程，而是被處理器的時間片硬性劃分為進程片。這是關鍵。
我的健身教練就是一個例子。他非常酷，收取的課時費也很高——因為他就是比其他教練教得好。他的工作方式可以很好地說明上述“關鍵”。例如，我約他下午三點至四點半之間鍛煉，結果有一天我遲到了（四點才到），那么他會一言不發地馬上開始上課，四點半（我剛剛上了半小時課）的時候，他會說：“到時間了，下課。”可收取的費用還是一個半小時的費用。這位健身教練是有效率的。因為他的能力強，所以課排得滿，所以他必須準時下課才能不耽誤下一位客戶的時間。之所以說他酷，是因為即便接下來的時間里他沒有課，他也不會延長那一個小時。事實上，盡管會有一些人覺得他“不通情理”，但這確實是無可挑剔的做法。這樣的做法可以非常有效地減少一種令人惱火的情況——因其他人的錯誤而耽誤自己的時間。
把自己的時間切分成“時間片”是一種很難習得的能力，我花了兩三年時間才開始感覺自己可以相對自如地運用這種能力。不過這種能力在大多數時候用不上，只有在任務太多、時間太緊的情況下，我才使用這種能力。應用這種能力時，要先坐下來制定一個工作列表，把任務羅列出來，然后把自己的時間“切片”。我通常把“20分鐘工作+5分鐘休息”作為一個時間片，然后就開始像處理器一樣處理任務。這樣做可以保持相對長時間的高效率工作。
盡管說起來很簡單，但其實需要反復應用才能把這種簡單的思考模式變成習慣。一旦養成精細拆分任務的習慣，效率就會在不知不覺間提高了。
## 6. 感知時間
只有與時間成為朋友，才能真正知道她的寶貴、懂得她的神奇。在這之前，我甚至不知道自己早已把她變成了敵人。掙扎了許多年，還以為自己在與這個世界爭斗。突然有一天，我發現自己就像[塞萬提斯](http://goo.gl/FYMhi)筆下的那個騎士[堂吉訶德](http://goo.gl/gV5RD)。堂吉訶德有自己的身份標簽——“騎士”，于是他有并堅守著符合他那個身份的“騎士精神”。在一次歷險中，他把風車當作抗爭對象，卻無論如何都不明白他的敵人實際上是那看不見的“風”，還有那原本應該隸屬于他自己的、卻竟然完全不受他控制、反倒成了他的主人的“他的大腦”。
與所有人一樣，從小自命不凡的我當然也給自己貼過各種各樣的標簽。我崇尚公正，向往自由，渴望平等，憧憬希望。在相當長的一段時間里，我跟大多數人一樣，觀察到的是偏倚，感受到的是枷鎖，體會到的是差距，意識到的是失望。我現在猜想，或許所有人都必然要經歷這樣一個階段，不過只有少數人能夠度過這一階段。有一次，我在幾百人的課堂上說：“很多人都曾不由自主地產生過自殺的念頭。曾有過（哪怕瞬間而已）自殺念頭的同學，麻煩你們誠實地舉手。”當時幾乎沒有人不舉手。然后，我說：“相信我，你并不孤獨。”在發現自己竟然只不過是另一個堂吉訶德的那一瞬間，感覺真的是特別詭異：萬念俱灰的同時卻體會到浴火重生。直接來自感官的認識很容易與他人分享，然而思想上的體驗卻往往難以用語言表達。但，我想很多人都應該有過與我相同的體驗。
重生并不意味著當即脫胎換骨。有著成年人意識的“嬰兒”如果能感受更多的歡樂，自然也有相對更大、更多的痛苦。那時我還不知道自己竟然有機會與時間做朋友，只是隱約明白不能再浪費時間而已。當然，現在我不再認為我有能力浪費時間，正如我作為一個人沒有什么能力管理時間一樣。頂多，我可以因為逃避一些責任而背叛時間——可那又是多么讓人有罪惡感的事情？一位朋友讀完[米蘭·昆德拉](http://goo.gl/dsWH8)的小說[《生命中不能承受之輕》](http://goo.gl/Ua6AN)之后概括：逃避責任就會帶來輕松，可那恰恰就是“生命中不能承受之輕”啊！
沒有人會不了解自己的朋友。所謂真正的朋友，必然是也只能是那些最終被證明真正為我們所了解的少數人。同樣的道理，如果竟然有機會與時間做朋友，也確實有與時間做朋友的愿望，又有什么理由不去耐心地了解關于時間的方方面面？
每個人都有自己的運氣。我也一樣。我的好運之一是竟然在2005年的某一天在網上閑逛時看到了一本書——[《奇特的一生》](http://goo.gl/71yMb)（作者[格拉寧](http://goo.gl/FfPzs)，1974年第一次發表）。這部被定義為“一部以真人真事為基礎的文獻性小說”講述的是：一位蘇聯昆蟲學家[亞歷山大·亞歷山德羅維奇·柳比歇夫](http://goo.gl/Tj4ti)是如何通過他所獨創的“時間統計法”在一生中獲得驚人成就的。
在這本書里，作者寫道：
> 所有的人，連亞歷山大·亞歷山德羅維奇·柳比歇夫親近的人在內，誰都沒有想到他留下的遺產有多大。
>
> 他生前發表了七十來部學術著作。其中有分散分析、生物分類學、昆蟲學方面的經典著作；這些著作在國外廣為翻譯出版。 各種各樣的論文和專著，他一共寫了五百多印張。五百印張，等于一萬二千五百張打字稿。即使以專業作家而論，這也是個龐大的數字。
>
> 科學史上，艾勒、高斯、赫姆戈爾茨、門捷列耶夫都曾留下巨大的遺產。對于這種多產，我老是迷惑不解。這一點很難解釋，但也挺自然——古時候，人們寫得比較多。至于今日的學者，多卷本的全集是一種罕見的甚至是奇怪的現象。連作家似乎也寫得比過去少了。
>
> 柳比歇夫的遺產包括幾個部分：有著作，探討地蚤的分類、科學史、農業、遺傳學、植物保護、哲學、昆蟲學、動物學、進化論、無神論。此外，他還寫過回憶錄，追憶許多科學家，談到他一生的各個階段以及彼爾姆大學……
>
> 他講課，當大學教研室主任兼研究所一個室的負責人，還常常到各地考察；（二十世紀）三十年代他跑遍了俄羅斯的歐洲部分，去過許多集體農莊，實地研究果樹害蟲、玉米害蟲、黃鼠……在所謂的業余時間，作為“休息”，他研究地蚤的分類。單單這一項，工作量就頗為可觀：到一九五五年，柳比歇夫已搜集了三十五箱地蚤標本。共一萬三千只。其中五千只公地蚤做了器官切片。總計三百種。這些地蚤都要鑒定、測量、做切片、制作標本。他收集的材料比動物研究所多五倍。他對跳甲屬的分類，研究了一生。這需要特殊的深入鉆研的才能，需要對這種工作有深刻的理解，理解其價值及其說不盡的新穎之處。有人問到著名的組織學家聶佛梅瓦基，他怎么能一生都用來研究蠕蟲的構造，他很驚奇：“蠕蟲那么長，人生可是那么短！”
這是一本很薄的冊子，所以我用了不到1小時就讀完了。掩卷之后，喟然長嘆。于我這種普通人來講，這種大師的境界，正可謂“仰之彌高，鉆之彌堅”。知易行難啊。
很多年前，在我大約20歲的時候，因為讀過李敖的一本書，覺得他那種寫日記的方法頗有些道理，于是開始學著做每天的“事件日志”（Event Log）。除了自己經歷的事件之外，一概不記，而且盡量不記感想，不記感受，只記錄事件本身。例如：
> 1995 年 12 月 20 日，延吉市
> 1. 主持經銷商大會。
> 2. 拿到上個月獎金共 ××××× 元。
> 3. 李堃請我吃飯，算算有 4 個月沒見了。
> …………
> 1996 年 5 月 10 日，吉林市
> 1. 連續一周，什么正事都沒做，只是看了若干 本無聊的小說。
> …………
至今，我還保留著這樣的習慣，并因此受益無窮。做這件事其實每天只需要花10分鐘左右。后來為了進一步節省時間，我干脆在這個本子上穿了根繩，掛在家里洗手間馬桶面對的那面墻上，每天晚上睡覺前坐在馬桶上，順手就寫完了。這樣簡單的日志是有巨大好處的——每年下來，我都知道自己去年都做了些什么，僅僅這一點，就非常寶貴了。到了30歲之后，我才覺得自己做的真正有意義的事情慢慢多了起來。下面這些是整理到一起的、關于我出版的第二本書的一些事件記錄。
> 2004 年 9 月 12 日，北京市
> 1. 《TOEFL 6 分作文》終稿交給責編竇中川。
> …………
>
> 2005 年 11 月 9 日，成都市
> 1. 收到竇中川快遞，協助修訂《TOEFL 6 分作文》 三審意見。
> …………
>
> 2006 年 1 月 27 日，北京市
> 1. 收到徐燕青快遞，《TOEFL 6 分作文》，20 本。
> …………
>
> 2006 年 5 月 29 日，北京市
> 1. 提交托福作文書第二版的修訂稿，更名為 《TOEFL iBT 高分作文》。
> …………
>
> 2006 年 8 月 3 日，北京市
> 1. 收到徐燕青快遞，《TOEFL iBT 高分作文》 第二版，10 本。
> …………
>
> 2007 年 10 月 16 日，北京市
> 1. 收到馬寧快遞，《TOEFL iBT 高分作文》第 3 版， 第 7 次印刷，10 本。
> …………
可是，有著這種習慣的我，在讀過《奇特的一生》之后，卻被柳比歇夫的大師境界嚇了一跳。過了差不多兩年，重新讀它的時候，我驚訝地感嘆：“啊？我太笨了！這些我早應該明白的啊！”
柳比歇夫的日志，是“事件―時間日志”（Event-time Log）。他的方法要比李敖的方法更高級。李敖的事件日志，往往只能記錄事件的名稱，是一種基于結果的記錄；而柳比歇夫的“事件―時間日志”是一種基于過程的記錄。它們的細微差別在于，基于過程的記錄要比基于結果的記錄更為詳盡。
權摘抄《奇特的一生》中柳比歇夫的日志為例。
> 烏里揚諾夫斯克。一九六四年四月七日。分類昆蟲學（畫兩張無名袋蛾的圖）——三小時十五分。鑒定袋蛾——二十分（1.0）。
>
> 附加工作：給斯拉瓦寫信——二小時四十五分（0.5）。
>
> 社會工作：植物保護小組開會——二小時二十五分。休息：給伊戈爾寫信——十分；《烏里揚諾夫斯克真理報》——十分；列夫·托爾斯泰的《塞瓦斯托波爾紀事》——一小時二十五分。
>
> - - - - - -
>
> 基本工作合計——六小時二十分。
>
> 烏里揚諾夫斯克。一九六四年四月八日。分類昆蟲學：鑒定袋蛾，結束——二小時二十分。開始寫關于袋蛾的報告——一小時五分（1.0）。
>
> 附加工作：給達維陀娃和布里亞赫爾寫信，六頁——三小時二十分（0.5）。
>
> 路途往返——（0.5）。
>
> 休息——剃胡子。《烏里揚諾夫斯克真理報》——十五分，《消息報》——十分，《文學報》——二十分；阿·托爾斯泰的《吸血鬼》，六十六頁——一小時三十分。聽里姆斯基—柯薩科夫的《沙皇的未婚妻》。
>
> - - - - - -
>
> 基本工作合計——六小時四十五分。
基于過程的記錄，不僅更詳盡，還有另外一個巨大的好處——結果不好的時候更容易找到緣由。想明白“基于過程的”與“基于結果的”兩種記錄之間的區別之后，我開始嘗試著在自己記錄的每個事件后面加上時間。
實踐了不到兩個星期，我就體會到這種新的記錄方法的另一個巨大好處：它會使你對時間的感覺越來越精確。前文講過，每個人都會感覺“時間越來越快”，以及為什么每個人都會有這樣的感覺，而這樣的感覺會使我們產生很多不必要的焦慮。焦慮本身沒有任何好處，只能帶來負面影響。通過實踐，我發覺這種基于過程的“事件―時間日志”記錄可以調整我對時間的感覺，在估算任何任務的工作量的時候，都更容易確定“真正現實可行的目標”。此外，相對準確的估算又使得目標基本上都可以達成，由此可以算是“戰勝了焦慮”。
詳細的記錄令我獲益匪淺，事實上，每個人都多少明白記錄的重要性，可做記錄的人并不多。舉例來說，大部分人聽說過“你不理財，財不理你”，可是意識到應該記錄賬目、管理金錢開銷后，仍然只有少數人記賬。這是為什么呢？發生這種現象最明顯的原因是，記賬并不輕松——不僅要在花銷的當時記錄下來，還要時常整理、分析，這使得許多人覺得記賬麻煩，繼而放棄。面對實實在在的錢款尚且如此，面對難以觸碰的時間就更是隨意了。
在第三遍讀《奇特的一生》這本書的時候，我才真正注意到這段話。
> 柳比歇夫肯定形成了一種特殊的時間感。在我們機體深處滴答滴答走著的生物表，在他身上已成為一種感覺兼知覺器官。我作出這樣推斷的根據是：我同他見過兩次面，在他日記中都有記載，時間記得十分準確——“一小時三十五分”、“一小時五十分”；然而當時他自然沒有看表。我同他一起散步，不慌不忙，我陪著他；他借助于一種內在的注意力，感覺得到時針在表面上移動——對他來說，時間的急流是看得見摸得著的，他仿佛置身于這一急流之中，覺得出來光陰在冷冰冰地流逝。
柳比歇夫這樣的人才是時間的朋友。他們了解時間，通過長時間刻意的訓練，甚至不需要表就可以感受時間的一切行動——當然，時間的行動只有一個，那就是自顧自地流逝。經過多年的摸索與思考，我終于可以這樣說——
我有個朋友叫做時間。她跟我真可算作兩小無猜，可她默默陪了我許多年之后，我才開始真正認識她。她原本沒有面孔，卻由于我總是用文字為她拍照，因此可以時常伴我左右。她原本無情，我卻可以把她當作朋友，因為她曾經讓我明白，后來也總是經常證明，無論做什么事情，只要我付出耐心，她就會陪我甚至幫我等到結果，并從來都能將結果如實交付與我，從未令我失望。正是因為有了時間作為朋友，我才可能僅僅運用心智就有機會獲得解放。
既然管理時間是不可能的，那么解決方法就只能是：想盡一切辦法真正了解自己、真正了解時間、精確感知時間，而后再想盡一切辦法使自己以及自己的行為與時間“合拍”。按我的話說就是——“與時間做朋友”。
## 7. 記錄開銷
請準備一個本子和一支筆，隨身攜帶。貴賤無謂，能用 就行。
正如理財的時候第一步是弄清楚自己的錢都花在什么地方一樣，感知時間的第一步就是要搞清楚自己的時間都用來做了些什么。以下這幾組聯系可以幫助我們達到這個目的。
### 第一組練習
做這組練習只需要一個下午的時間就夠了。
> 一、認真回憶并記錄昨天做的事情。逐條記錄下來，每條前面寫上標號，后面標注出花費的時間。比如：
>
> 1. 上午去健身房。08:30 從家出發，10:15 離開。 花費 105 分鐘。
> 2. 回家休息，打幾個電話，接幾個電話，想收 拾一下房間，但是決定下午再說，等于什么都沒做。
> 3. 中午與朋友吃飯。12:00 到餐館，13:45 離開。 花費 105 分鐘。
> 4. 下午寫了一篇文章。15:00 左右開始寫，到 18:00 左右寫完。差不多花費 180 分鐘。
> 5. ……
> （哈，我在寫上面幾行文字的時候，就發現自己期間還做了很多沒辦法或者不好意思寫給別人看但確實沒用的事……不過，你反正是寫給自己的，不會讓別人看到，所以，一定要如實記錄。）
>
> 二、認真回憶并記錄前天做的事情。同樣逐條記錄下來。
>
> 三、認真回憶并記錄大前天做的事情。同樣逐條記錄下來。
### 第二組練習
做這組練習也只需要一個下午的時間就夠了。
> 一、認真回憶并記錄上周做的事情。
>
> 二、認真回憶并記錄上個月做的事情。
>
> 三、認真回憶并記錄上個季度做的事情。
>
> 四、認真回憶并記錄過去的一年里做的事情。
### 第三組練習
> 一、用一個星期的時間，每天晚上回憶并記錄當天做的事情。
>
> 二、用一個星期的時間，每天隨時記錄你剛剛做完的事情花費了多少時間。
這些練習全部做完，如果你覺得筋疲力盡或者看著這些記錄就會心驚肉跳，我就要說我最喜歡說的那句話了：
“相信我，你并不孤獨。”
## 8. 制訂預算
前面的練習可以幫助我們養成一個良好習慣：**每天記錄時間開銷**。如果這個習慣已經養成，我們還要養成第二個好習慣：**每天制作時間預算**。
在開始一天的活動之前，花費15至30分鐘仔細制訂當天的時間預算絕對是特別值得的，恰如另一段“陳詞濫調”——磨刀不誤砍柴工。
最直接的方法就是制作一個列表，把今天要做的事情列出來。為了表述方便，后文把這些列表中的事情稱為“任務”。例如：
> ? 背單詞，另外，還得按照計劃把昨天和上周五背的那兩 個列表復習一遍。
>
> ? 晚上約好要和張三看電影。
>
> ? 去圖書館，上網查資料，找出必要信息若干，以便完成 文章寫作。
>
> ? 下午要和同學踢球。
>
> ? ……
當然，在羅列這些任務的時候，你的大腦就要自動開始估算完成每項任務究竟要花費多少時間了。很快，你就會遇到第一個問題：任務太多，無法全部完成。于是，你只好進行選擇。
事實上，生活就是選擇。
解決這個問題的方法倒也簡單，就是給列表中的每項任務標上權重，例如可以用1～5分進行標注。但是請注意，不要像某些書籍建議的那樣使用1～10進行標注，因為大多數情況下，人們很難那樣精確地分辨事情的重要程度。實際上，我認為對大多數人來講，用“1、2、3”已經足夠，因為這種設計基本上可以代表：
> ? 不重要
>
> ? 一般
>
> ? 重要
>
> > 權重：某一指標的權重是指該指標在整體評價中的相對重要程度。
當然，根據個人喜好，你也可以用“1、0、?1”進行標注。同樣的事情可以通過很多種方法完成，選擇自己喜歡的方法往往就是最優策略。
我甚至建議一開始只要給每個任務非常簡單地標注“重要”和“不重要”就行了。這樣，標注就會變得相當簡單——在那些重要的任務之前加上一個表示重點的符號就可以了。有人喜歡用星號（\*），我個人喜歡一筆就可以畫出的五角星（☆）。當然，還有一種更簡潔的做法就是把那個任務圈出來或者在前面畫個圈（○）。
一旦開始嘗試去給要做的事情標注權重，你會發現，這件事并沒有那么容易，即便只用最簡單的方法——只用“重要”和“不重要”進行標注，因為我們必須分辨“真的重要”和“顯得重要”，以及“真的不重要”和“顯得不重要”，可對照下圖來看。
考慮之后，我們需要重新審視一下已經被標記為“重要”的那些任務，因為其中必然有一些只不過是“顯得重要”而已。同時還需要重新審視一下那些被標記為“不重要”的任務，因為其中總有一些實際上只是“顯得不重要”。這樣一來，某些權重標注一定會被修改。
判斷一項任務是否“真的重要”其實只需要一個標準：這項任務的完成是否確實對目標達成有益。可是，作為一個正常的、健全的、擁有七情六欲的普通人來講，不掙扎一下，就很難完全專注于這個最關鍵、最根本的決策標準。
每個人都喜歡做有趣的事情，做的時候往往并不關心這件事到底有沒有用。可是，有趣的事不見得有用啊！
如果我們能甩甩頭，強迫自己理智一些，就會知道：無用的事情，哪怕非常有趣都不應該去做；而有用的事情，哪怕非常無趣，都應該去做。請你認真面對自己想想看：過去一直是這樣用理智指導自己行為的嗎？（可對照下圖檢查一下，用陰影標出有用的事情。）
審視一下自己的生活，你就可能痛苦地發現自己經常僅僅因為非常有趣就去做的那些事其實沒什么用。比如，你在3月的時候設定了一個目標——6月參加托福考試，可是到了5月底才發現，其實過去的兩個月里，做的最多的事情是跟朋友打牌或者泡吧。再比如，你在早上決定白天要背200個單詞，可是背到第20個單詞的時候，朋友來電話說要請你吃飯，然后你就去了，喝多了回來，直接上床睡覺——甚至連最重要的習慣——記錄時間開銷都放棄了。
目標不用向任何人學習，每個人都或多或少、或清楚明了或含混模糊地有自己的目標——不管是什么所謂的“理想”或者“癡心妄想”。現在就開始把自己的那些哪怕不切實際的目標作為標準來判斷吧——判斷每項任務的真實屬性，然后選擇“真的重要的”或者“顯得不重要的”。
相信我，養成任何一個哪怕很小的習慣都需要掙扎。然而，貌似痛苦的掙扎過程，在將來的某個時刻終將變得其樂無窮。
## 9. 計劃
套用[莎翁](http://goo.gl/3Bswy)“生存還是毀滅，是個問題（To be, or not to be: that is the question）”的句式，很多時候，我們面臨的抉擇就是“計劃還是率性，是個問題”。在大多數情況下，計劃總是必要的。在與計劃相關的格言中，我最喜歡的是：“我們不是計劃著失敗，而是失敗地計劃 (People don’t plan to fail, they fail to plan)。”
### 計劃成功的前提：目標現實可行
字典里說，所謂“成功”就是“獲得預期的結果，達到目的”。這是我所見過的對“成功”最簡潔、最清楚、最無副作用的定義。有了目標，就可以倒推每個實施步驟，最終自然形成了計劃。所有最終真正執行到底的計劃，都是因為其目標現實可行。
有一句話令我印象深刻：“失敗只有一種，就是半途而廢。”但是，另一個事實也同樣令人印象深刻——堅持到底不見得一定會成功。如果一個人的目標是制造永動機或者煉制長生不老丹，他無論怎樣堅持不懈，理論上都是沒有意義的，因為這樣的目標不現實。還有一種值得注意的情況是：有些最終通過堅持不懈可以達成的目標對一個壽命有限的人來說依然是不現實的。比如，人類夢想可以像鳥兒一樣在空中翱翔，可不是近一二百年才開始出現的念頭。事實上，在[萊特兄弟](http://goo.gl/Jczc1)1903年12月17日第一次成功進行試驗飛行之前，漫長的人類歷史中曾有無數的人用各種各樣的方法嘗試飛行，但其中很多人都摔死了，活下來的也基本上郁郁而終。
我用上面的例子說明問題，也是事出有因的。曾經有位同學來問我對他出國留學的可能性的看法。在仔細了解了他的現狀、目標以及他所擁有的可準備時間之后，我對他說：“你想用半年時間實現這樣的飛躍，是不可能的。我告訴你，你的情況，至少還需要兩年時間。”我看到他做出了驚訝的表情，但并沒有理會我的話，只好接著說：“我看，你還是別浪費時間了，去做些實際的事情吧。”
原本以“事事鼓勵他人”為樂的我，這一次潑的肯定是滿滿一盆冷水。這位同學露出失望的表情，不甘心地說：“沒有什么事情是不可能的！幾百年前人們都不相信人可以飛上天，到現在不都已經證明他們是愚蠢的了嗎？”我只好苦笑：“你能活多少年？你剛剛不還跟我說，你只有六個月時間嗎？我讓你用兩年時間，你卻又說不可能……”那位同學突然發作，幾乎對我咆哮起來：“我看你根本不配做老師，一點忙都幫不上，沒用！”我想，我應該閉嘴了。
我知道那位同學的憤怒本質上并非針對我，只是在那一瞬間，他被現實打擊到了失控的地步。我不覺得在這時善意的安慰與鼓勵和虛偽的欺騙有什么分別。他生氣不是因為我說了實話，而是因為沒聽到他想要聽到的話。現實生活中我們可以看到很多這樣活生生的拒絕現實的例子，我想，任何一個冷靜的人，都不希望自己有一天變成那個樣子。
其實，對大多數人來講，所要做的幾乎都不是什么“前無古人，后無來者”的事。按照正態分布曲線看，僅有不到1%的人有機會追求那些能令所有人仰望的目標。對像我這樣的普通人來說，證明我的目標現實可行的方法比較簡單：
1. 已經有人做到了。
2. 我與那個人沒有太大的差距。
對這兩個簡單的衡量標準，也需要多少做些說明。
“已經有人做到了”，并不代表我也能做到。他用多長時間做到的？他通過什么方式做到的？我和他的區別究竟在什么地方？哪些是我確實無法超越的？我的相對優勢在哪里？我有沒有可能通過一些方式彌補我的相對缺陷？也許還要問更多的問題，才能夠確定我們的目標確實是現實并且可行的。
事情往往并不像想象中那么簡單。我們更常面臨的尷尬是：如果不開始行動，根本就無從判斷目標是不是確實可行，或者反過來，目標是不是確實不可行。于是，往往只有開始行動之后，才能做出正確的判斷。在行動過程中，如果發現既定的目標確實是不現實、不可行的，那么“半途而廢”不僅不意味著失敗，反而意味著決策者的無比理智。
### 長期計劃是需要通過實踐才能習得的能力
在某高校開講座的時候，我曾順帶說起自己跨度頗大的職業生涯：上大學學會計，畢業之后做銷售，多年以后竟然跑到新東方教英語，現在是自由工作者……我不知道自己將來會做什么，反正我知道自己今后肯定還會做一些別說身邊的人，甚至連我自己都會驚訝的事情。
其實，我個人并不相信什么“職業規劃”。也許是我機會不好，大學畢業的時候身邊沒有什么職業咨詢人，自己也迷迷糊糊不知道應該去問誰，而到了現在，身邊凈是著名的、資深的職業規劃大師，竟然也沒誰給我在這方面出出主意。
我很小的時候就知道有些人竟然可以制定長達幾十年甚至一生的計劃，而后一絲不茍地執行下去——當年讀[《基督山伯爵》](http://goo.gl/dQE9y)的時候覺得故事中的人物牛就牛在這里。后來，看[斯蒂芬·金](http://goo.gl/BD3rX)的小說改編的電影[《肖申克的救贖》](http://goo.gl/PdsEM)，再次覺得這樣的牛人必然存在于這世界的某個角落，不過，反正不是我。
在相當長的一段時間里，我總覺得自己沒辦法不隨波逐流。上大學的時候流行讀雙學位，于是我也跑到吉林大學混了個什么“國際經濟與關系”專業的第二學位……可從畢業到現在，別說這個第二學位的證書，就是原專業的本科畢業證書我也一次都沒用過。那個時候，還流行大四學生考駕照，當然我也想辦法弄了些錢跑去拿了一個，讓班里的同學們很是羨慕，可畢業之后賺到了足夠的錢才發現，自己總是在幾個城市間穿梭，買車是完全沒必要的事情，后來終于安定了，發現還是打車更方便、更有效率，于是我至今沒有用過那本駕照，算算已經 10 多年沒有年檢了……
有人說“計劃總是沒有變化快”。這話聽上去挺現實，卻沒說到點子上。計劃總是被變化打亂的深層次的原因在于：計劃過于長遠。事實上，無論變化多快，計劃總應該是有的，只是在制定計劃的時候，應該考慮到變化，應該以自身的情況分析自己究竟適合制定多久的計劃。
以我為例。我曾嘗試制定年度計劃，卻無能力完成。于是，在再次平靜接受自己天分平平這一事實的同時，我一口氣把計劃期限縮短到一個星期。通過實踐發現：如果一個計劃的期限只有一個星期，我是很容易堅持下來，并且往往可以出色完成的。這個發現令我非常開心，因為我發現自己還是可以做一些事情的。而隨著時間的推移，我發現自己竟然可以慢慢把計劃期限延長，兩個星期、一個月，后來甚至可以制定一個季度的計劃！
直到近30歲的時候，我才小心翼翼地把自己制定計劃的期限延長到一年。直到今天，我也依然以一年作為計劃制定的最長期限。依靠這些計劃，2000年，我用了半年時間準備各種考試，而后跑到新東方應聘。幾經周折終于開始在新東方講課后，我用了一年時間把自己變成國外部學生評價最好的老師。再三年之后，我用了一年時間準備離開新東方——計劃創業。后來，我竟然發現一年時間根本不夠，于是又用了一年的時間認真尋找方向……。
在目標現實可行、方向確定的情況下，輔以計劃，才能成功。一般來講，期限越短、內容越清晰，目標就越容易實現。長期目標、人生理想固然要有，但理想這東西往往太遙遠，以至我們總是看不清楚。不過，看不清楚也沒關系，“千里之行始于足下”，我們實際要做的事情只是一步一步地走，把每一步都走好，走得足夠踏實。至于“千里”之外的終點，既然連看都看不清，就不用花時間去想了，因為想了也沒用。
在這里，我只是樸素地用自己的經驗得出適合自己的結論：沒有人能給我做職業規劃。其原因除了我固執的個性使我不可能把自己的命運交到別人手里之外，還有一個經驗告訴我的硬道理：生活本身充滿了意外，并且，總是意外到無以復加的地步。
這并非僅是我個人的觀點，斯坦福大學[約翰·克拉姆博茲教授](http://goo.gl/XZKNf)在他的[《運氣并非偶然》](http://goo.gl/uXBtq)一書里說：“我的一生以及整個事業都在被不可預期的事件影響著。”而他的調查發現，在35歲時仍然在做自己18歲時最想做的事情的人，在整個樣本群體中占的比例小到可以忽略不計。
由此可知：做長期計劃顯然是正確并且必需的，但是，并非每個人都有制定長期計劃的能力。這種能力可躋身最重要的能力之位，擁有它需要掙扎、需要努力、需要從一點一滴做起。不要一上來就制定過長的計劃。哪怕制定一個一星期的計劃，都不是很容易的事情——實際做一下就知道了。
如果你對你的將來充滿迷惑，相信我，你并不孤獨。然而，充滿迷惑并不意味著你要不知所措。霧里看花，誰都看不清楚，但我相信，只要不停地往前走，早晚可以走到一個鮮花盛開的地方，在那里，無論霧有多大，我們總是可以看到那些“花”，因為距離已經足夠近了。
### 有些時候沒必要做計劃
估計沒有人會否認計劃的重要性。所有的時間管理書籍都會詳細地介紹制定計劃、執行計劃的基本步驟和技巧。可問題是，為什么很多人買過這種書籍，并且無數次準備聽從那些專家的建議，最終卻無一例外地不了了之呢？原因很多，一個特別重要的是：計劃固然重要，行動更為重要。
如果想做事，當然要行動。行動是改變自己的眾多方法中最有效、最直接的方法。很多時候，只要開始行動，哪怕事先并無計劃，往往也會有收獲。但是反過來，缺乏行動的計劃肯定沒有任何意義。
有些時候沒必要做計劃，原因只是任務非常簡單。比如，要鍛煉身體，那么計劃可能一句話就說清楚了：“每天早上慢跑 1 小時。”而沒有必要再想：“應該堅持多久呢？”因為答案非常簡單：一輩子，或者，能堅持多久就堅持多久。再比如，要背單詞，那么計劃也非常簡單：“每天背50個單詞”。這件事更簡單，因為沒必要堅持一輩子。如果你是一位大二的學生，那么估計30天過后，你就可以通過大學英語四級考試了，因為這種考試沒必要、一般也不可能獲得滿分。如果你是一位大三的學生，那么6個星期之后，估計你已經具備在托福考試中拿高分的實力了，因為你又不是升到大三才開始學習。可實際上呢？兩個月過去了，回頭一看，你可能只背了 150 個單詞……
有些時候計劃會稍微復雜一些。比如，想減肥，那么除了每天做慢跑之類的有氧運動之外，可能還有一些其他的要求，類似不要吃油炸食品（可是所有的油炸食品都很香！）、少食多餐（可是餓的感覺很不爽！）、用水果蔬菜替代主食（可是我想吃肉！）、按時睡覺（可是今天凌晨有關鍵球賽的實況轉播！）……兩個月過去，回頭一看，你可能發現自己因為迷戀睡懶覺而沒怎么跑步，瞞著教練偷吃了不少油炸食品，由于飲食不規律所以有些時候總是吃到差點撐死為止，不僅看了奧斯卡頒獎儀式的轉播還看了很多的美劇，同時因此不得不熬夜把該做的事兒做完——當然，第二天一定要睡懶覺！
看到了吧，計劃無論簡單還是復雜，缺乏切實的行動就注定會失敗或者失效。我的經驗是：有些時候故意不做計劃反倒是有益的。幾年前我開始去健身房，就沒有制定任何目標和計劃，因為我覺得沒有什么必要，反正鍛煉總比不鍛煉好，健康最重要。在這種情況下，我只做了一件事——堅持。盡管因為實在抽不出時間和精力，中間也有過幾次短期的中斷，可一旦忙得腳打后腦勺的階段過去之后，我會繼續定期去健身房。雖然也有過不愿意再去的時候，但我知道那不過是我的大腦的想法，而不應該是我的想法——只要意識到這一點，就不存在什么掙扎，直接往健身房去就是了。
兩年后的某一天，我突然覺得有必要給自己制定一個比較專業的健身計劃了，因為我想好好利用一下那難能可貴的、能夠自由支配的幾個月時間（人一過30歲，能夠自由支配的時間就越來越少了）。當我拿出紙和筆，不停地羅列細節的時候，我意識到了一個重要事實：其實，我剛開始健身的時候，完全不具備制定有效健身計劃的能力！那個時候，我不可能知道自己的哪些肌肉群相對強大，所以只要正常練習就好；我也不知道自己的哪些肌肉群相對薄弱、特別難練，現在必須有意識地加強練習。而幾年之后，我已然清楚自己應該如何合理安排有氧訓練和無氧訓練的比例，也知道在什么時間段自己處于最佳狀態……
綜上所述，沒必要做計劃的原因主要有兩個，除了前面提到過的“任務其實非常簡單”之外，另一個原因是“初始狀態下，我們往往并沒有能力去制定合理有效的計劃”。做任何事情，都可能經歷相同的過程：逐步熟悉，小心摸索，失敗、失敗、再失敗，認真反思，卷土重來，直至成功。而最初，在我們對任務連基本的認知都沒有的時候，制定出來的計劃十有八九只不過是空談。
在大多數情況下，我的建議是這樣的：如果想要改變自己，或者對自己目前的處境不滿意，那就一切從簡——找一個你覺得應該會帶來改變的任務，然后去做就是了。不要怕碰壁，不要怕失敗，那是必須經歷的過程。失敗并不可怕，因為人總是要失敗許多次才會有結果，況且全天下又不是只有你會失敗，怕什么？達成目標的關鍵在于每次受到挫折之后能否汲取教訓。只要能汲取教訓，然后自我調整，那就是進步。我們一生所做的事，大多都是試錯（Trial and Error）的過程，對于人生，沒有人能像解釋數學或物理學原理那樣給出普適的公式。永遠記住，馬上行動是最重要的——盡管這句話已經被無數人說過無數次。
> > 當然，有些時候，有些行動必須拖延。比如，決定買個新潮手機的時候，故意拖延三個月，會享受到更低的價格；決定買輛非常中意的高級轎車的時候，故意拖延上一年，也許會意識到當初的審美觀其實很有問題。我個人的經驗是，對我個人來講，所有的大額消費活動，乃至其他一切涉及金錢的活動，諸如投資之類，“馬上行動”的建議肯定不適用。相反，這種情況下，一定要拖延，拖得越久越好——再次強調，這僅是我個人的經驗。
## 10. 列表
列表（List）從來都是最有效的組織工具之一。據說用來組織或 者管理的列表可以分為很多種，如任務列表（Task List）、待處理列表（To-do List）、核對列表（Checklist）等。盡管我個人覺得那么仔細地分辨這些概念沒有多大意義，但我確實認為列表本身非常有用，制作列表、運用列表確實是一種需要練習的重要能力。
先說一個列表給我帶來好處的例子。很久以前，我發現自己到超市買東西回到家之后經常懊惱：“怎么又有兩樣東西忘買了呢？！”于是，我便養成了去超市之前做列表的習慣。具體的過程是：如果我決定今天去超市買東西，那么，早上醒來，我會在一張紙上記下要買的東西，然后把這張紙貼在墻上的小白板上，而不是直接去超市。一般來講，到了上午9點，我可能會突然想起來還有一件東西應該添到這個列表中，到了10點還可能要補充一件，而11點也許又要加上一件……下午2點的時候，我就可以去超市了。每找到一樣東西，就在列表相應的位置上打一個勾；確定在超市里找不到的，就在列表相應的位置上畫一個叉。這樣，我就不會因為忘記買某些東西而懊惱了。
制作這個列表的好處，我已經說清楚了。不過還有個細節需要說明：如果我沒有制作這個列表，那么當回到家之后為了自己的粗心懊惱不已時，我所面臨的情況可能有兩種：我要買的東西超市里確實有，但我忘了去買；我要買的東西超市里根本沒有，回去了也沒用。可以想象，當我懊惱不已卻又不得不重返超市，卻發現自己面臨的竟然是第二種情況時的反應——被氣個半死，卻無可奈何。可是，有一點是確定的：時間已經被我浪費了。當然，還有一種情況是當時忘了買，回家之后也記不起來，許多天后才想起自己還沒有買那件東西——實際上，這樣的人不在少數。
所以，制作一個列表，往往會使自己做事井井有條，并保證自己不會白白浪費時間。在長期使用列表的過程中，我發現有些經驗確實值得分享。
### 最方便的列表工具是紙和筆
最好有一個本子，里面夾著一支筆——隨身攜帶。我建議，盡量不要使用安裝在臺式或便攜式計算機上的列表管理軟件——盡管那些程序都設計得非常好，但它們卻遠不如紙和筆來得方便、有效。臺式計算機不大可能隨身攜帶，便攜式計算機倒是可以隨身攜帶，但遠比紙和筆笨重，而且從待機狀態恢復到工作狀態往往需要等待，更要命的是，萬一中途斷電還可能造成文件損壞。現在雖然有很多更加精巧的電子產品，如個人數字助理（PDA）、智能手機等，但我依然不建議就此放棄紙和筆，完全依靠它們，因為它們的價格還是相對昂貴，操作系統以及配套軟件依然不是非常可靠，電池續航時間問題還沒有得到徹底的解決，輸入依然不夠方便……
紙和筆很難被完全替代的另一個重要原因是：除了它們之外，我們很難再找到可以用來隨手寫寫畫畫的工具了。很多時候，畫比寫重要，哪怕可能僅僅是畫一個圈或者幾個箭頭而已。
> > 現在已經有了OneNote、EverNote這樣的全平臺筆記應用，以及Siri、訊飛這樣的語音識別應用，隨身攜帶和快速輸入的問題已經基本解決，同時紙和筆的重要性也已經下降，但它們仍然不能完全替代紙和筆，畢竟紙和筆出錯的可能性比電子產品小得多。就算將來電子產品的軟硬件素質有了相當的提升，從墨菲定律的角度考慮，它們也一定會出問題。隨身攜帶紙和筆，至少可以在電子產品出現問題時進行補救。
### 列表沒必要工整
列表的讀者往往只有我們自己，所以列表只要自己能看懂就夠了。用最簡便的方式制作列表才最合理：大量的縮寫、箭頭、線條以及各種各樣的符號和圈圈框框……除了極少數情況，一般來說，整理自己的列表、重新謄寫自己的列表，或者給自己的列表分類，幾乎都是徹頭徹尾地浪費時間。每個人都有整潔的習慣，只不過表現的方式不同。比如，我可以忍受房間里稍微亂一點，也常常拖上好一段時間才去理發，但絕對不能忍受書架上的哪怕一點點不規矩，或者自己的計算機桌面上有任何多余的圖標。這些整潔的習慣可能有價值，也可能無意義，這只有經過思考才能確定。就像我，曾經突然發現自己著迷于把各種列表做得工工整整，但這對實現列表的價值而言毫無意義，純粹是在浪費時間。想明白這一點后，我就開始有意識地控制自己，讓自己不要去做那些沒有實際意義的事情。
### 列表一定要隨手可及
如上所述，列表不用太規矩。可以用鉛筆、鋼筆、圓珠筆、簽字筆，或者任何其他可以寫出字的筆——當然，不推薦使用毛筆。可以使用任何一個本子上的任意一頁紙，可以使用專門的黃色便條紙，也可以使用墻上的白版……方便第一。但有一件事需要有規矩：列表必須隨手可及。如果你一整天都在家里，列表記在你一抬頭就可以看見的白板上可能會好一些；如果你一整天都在辦公室，在辦公桌圍欄上貼黃色便條紙是不錯的選擇；如果你能確定今天要做的工作幾乎都是在計算機上完成的，操作系統自帶的便箋小工具用起來非常方便；如果你今天要在外工作，可能會去好幾個地方，智能手機或者隨身攜帶的小筆記本才是合適的選擇。順帶說一句，我并不喜歡那些花哨的、標價幾十元的、甚至是皮質封面的“高級筆記本”，它們往往中看不中用。搞笑的是，我在一個朋友那里看到他有很多這種高級的本子，但都是新的。我很奇怪，問他為什么不用，他說，這么精美的本子，有點舍不得寫東西上去。我暈！對一個筆記本而言，精美與否其實并不重要，實現價值的關鍵在于隨時可以看到，隨時可以書寫和標記。
### 最重要的任務永遠只有一個
我見過很多專家講解任務的重要和緊急與否之間的關系，以及如何分配任務的優先級。道理是很清楚的：先做既重要又緊急的；不重要又不緊急的當然不用理會；緊急卻不重要的，亦可不必理會；可若是重要卻不緊急的，反倒得優先處理……然而，我通過觀察發現，大多數人面臨的真正問題并不是弄不清楚這個道理，而是無從分辨“真的重要”和“顯得重要”以及“真的緊急”和“顯得緊急”。判斷一件事情是否真的重要，標準只有一個：是否對目標（無論是長期還是短期）的實現有益。然而，判斷一項任務是否真的緊急，標準卻并不好找，因為人總會覺得每一件事都很緊急。事實上，真正緊急的事少之又少，“十萬火急”幾乎只出現在故事里。如果不信，你可以嘗試把所有覺得緊急的事情延遲一段時間再處理，如此堅持一個月左右。現實會讓我們明白，那些事情實際上沒有那么緊急。所以，評價任務只需要一個判斷標準，那就是：它是否真的重要。再往后的道理一目了然：最重要的任務永遠只有一個——那個真正對目標的實現有幫助的任務。
### 制作專門的下一階段任務列表
在按照列表逐一完成任務的過程中，我們會發現自己的創造能力激增。每次完成列表中的一個小項目，我們就會在心情愉悅的同時不由自主地展望未來，然后就有了新鮮的主意，甚至覺得自己太有才了！于是，我們會覺得這個列表的其他部分有修改的必要了……但是，等一下！除非萬不得已，否則千萬不要在整個任務完成之前中途更改列表中的項目。一旦這么做了，那隨之而來的就是發現自己“有必要”不停地更改這個列表中的某個或多個項目，最終甚至會導致整個任務永遠無法完成。所以，如果有了什么新鮮的主意，不用放——那太可惜了——只需要啟用另一個列表，標題是“下一階段務列表”，把它們記下來就好。然后，馬上回到當前的任務列表，專注在現在應該完成的任務上。如果你又有了新鮮的主意，如法炮制即可。這樣做的好處在于：一方面，不會影響當前任務的進度；另一方面，在當前任務完成之后，那個“下一階段任務列表”上已經有相當數量、非常具體的待處理項目了，這些源于自己的新鮮主意，求之無計，做之歡喜。
### 給每個任務制定一個核對列表
每次我要出門的時候，都要在門口檢查自己是否帶了手機、鑰匙、錢包、水壺……逐一核對過后，才會把門鎖上。這就是一個利用核對列表來避免自己因遺漏而浪費時間的例子，前面提到的去超市買東西的例子也是如此。在實施計劃、完成任務列表中的每一個項目的時候，都應該提前給每個項目制定一個檢查列表，用來保證當前任務確實能如預期一般完成。很多時候，尤其是在完成連續任務的時候，如果遺漏了某個方面，后續任務的執行就很有可能會因此中斷，繼而退回上一個當時以為完成、現在卻必須補充的環節——這種錯誤往往會導致大規模的時間浪費。有的時候，檢查列表不一定要寫下來，因為：如果項目不超過7個，檢查完全可以在我們的大腦中進行；很多項目已經非常熟悉，故而對應的核對列表你早已深諳于心。
另一些時候，任務的項目相對復雜，為了萬無一失，我們需要提前制作一個可以勾畫的核對列表，逐一核對，避免缺漏。
列表一旦開始運作，就一定要執行到底。
一事無成的最根本原因就是放棄。放棄的方法有很多種， 最常見的是“換一個更好的方向”。如果確實是一個更好的 方向倒也罷了，但事實上更好的方向并不存在，因為照此下去， “更好的方向”會不斷出現。千萬不要覺得認為自己能夠不停地找到“更好的方向”的人不多，其實大家都會不停地“找到更好的方向”。“方向”“越來越好”，成功的人又有多少？寥寥。我從來都不相信“人人都能成功”之類的話，我頂多相信“其實人人原本都有可能成功”。我覺得，一個人最終成功的關鍵，并不是因為他曾經精確地計劃過自己的成功，而是堅持。走向成功的過程就好比項目的起點是南極，而終點在北極——無論最初往哪走，只要中途不改變方向，早晚會到達終點。但是，如果中途改變過方向，更極端的——經常改變方向，就怎樣都無法到達終點，甚至可能返回起點。所以，開始行動之前要先判斷列表所代表的任務是否現實。如果確實覺得自己能夠也應該完成這個任務，那就著手去做，而且一定要執行到底。
## 11. 流程
無論是學習、工作還是生活，我們面臨的任務大都是重復性的。要想加快執行重復性任務的速度，只需在遇到重復性任務時先將其做完一次，然后馬上總結、整理，搞清流程，再靠進一步的實踐把它變成“閉著眼睛也能做好”的事。這是提高效率、減少失誤的根本手段。
在這里，我拿撥打工作電話做為例子，而且我認為，這是最好的一個例子，因為幾乎沒有人認為自己“不會打電話”——“怎么可能？我怎么可能連打電話都不會？！”
### 場景一
大多數人是在有事的時候抓起電話就撥。可是，等等！你憑什么確定對方現在就可以接電話？每個人的工作習慣、工作時間都不相同。例如，身處管理層的人通常可能需要參與更多的會議，日常工作也更加繁忙，所以，給他們打電話的時候，最好的通話時間很可能是在上班時間的前半個小時，因為他們通常是準時上班的，而半小時之后，他們要么去開會，要么正忙于處理其他事情。而另一些人（尤其是那些從事與設計相關的工作者）往往是夜貓子，上午11點以前給他們打電話很可能會令他們大為光火，而在凌晨給他們打電話他們卻不一定會覺得意外。
應對這個問題的一個良好習慣是在電話簿中加上備注，記清此人通常情況下方便接電話的時間。另一個建議是，在無法確定對方是否方便接電話的時候，可以先發一條短信過去：“請問您方便接電話嗎？我是×××，有關于×××的事情找您。”其實，最好能在手機里做一條這樣的短信模板，以備隨時調用。
### 場景二
大多數人在有事的時候抓起電話就撥。等等！你準備好要說什么了嗎？你是否很討厭這種情況：剛剛放下聽筒兩秒鐘，電話鈴又響起來，接通后聽到對方說：“真不好意思，剛剛忘了……”遇到這種情況，我想很多人都在禮貌地回答“沒關系”的同時，默默地在心中把對方劃入“不靠譜”的那一類……
應對這個問題的一個好習慣是在電話旁邊擺上一個便箋簿和至少一支筆，以便在打電話前羅列通話要點。通話時，每當說完其中一個要點，就在對應位置做個標記。這樣可以確保通話邏輯清晰，也可以避免遺漏重要信息。另外，這個便箋簿也可以用于記錄通話過程中對方所提供的信息。記筆記很有必要——相信我，大多數人的記憶力是不可靠的。生活中，去超市買東西回來之后發現少了一兩樣，頂多生一會兒悶氣；但是工作中，如果遺漏了一件事情卻可能導致你失業，進而連續好幾個月都沒辦法再去超市買東西。
經常使用手機的人同樣很有必要隨身攜帶紙和筆。把電話、紙、筆一起放在隨身的一個特別的地方可以幫助我們節約很多時間。回憶一下我們見過的這種場景：有人手忙腳亂地翻著包，用耳朵和肩膀夾著手機，嘴里說著“您等一下……對不起……”接下來看到的說不定就是那人好不容易找到紙和筆，卻發現筆不能用……
> > 很多時候我們都會發現“智能手機”里的筆記軟件是無濟于事的，因為手機被拿在手中，貼在耳邊，并無機會用眼睛看到手機屏幕，更別說在上面記筆記了……
### 場景三
大多數人在有事的時候抓起電話就撥。如果對方沒有接電話，就只好暫時作罷，往往到了第二天，才發現自己忘了還有這回事……也許一不小心就已經耽誤了大事。如果工作電話沒有撥通，那么最好用手機給對方發個短信，簡要說明一下事由。尤其是當你用公司的分機電話撥出去卻沒找到人的時候，對方可能由于種種原因錯過了電話，但回撥時卻只能找到總機——因為他不知道正確的分機號碼。這是一個極其簡單的“想辦法站在對方的角度思考”的實例，可我經過觀察無比驚訝地發現，人們十有八九不知道正確的做法。很多人因為跌入這樣簡單的陷阱而耽誤很多事情、錯過很多機會，卻不自知。
### 場景四
大多數人在有事的時候抓起電話就撥。電話接通之后直接切入“正題”，而對方猶豫了一下：“不好意思，請問您是？”如果你撥打的是手機號碼，不要以為對方的手機里一定存有你的電話號碼；如果你撥打的是固定電話號碼，不要以為對方一定能一下子聽出你的聲音——哪怕是再熟悉的同事。對方可能剛剛換過手機，通訊簿正在恢復階段；也可能正身處嘈雜的環境，無法聽清你的聲音……打電話時最莫名其妙的開場白就是：“是我……”。更有甚者，有些人自以為是到連這兩個字都不說。私人電話也就算了，工作電話切勿如此。另外，給聯系不是很頻繁的工作伙伴發短信的時候，在末尾加上自己的姓名是一個并不麻煩并能省掉很多麻煩的好習慣。
### 場景五
大多數人在有事的時候抓起電話就撥，而全然不考慮之后要溝通的內容里是否有很多必須要用筆記錄的信息，如電話號碼、郵件地址、通信地址，甚至一些工作中所必須的復雜參數等。你憑什么確定對方現在手邊恰好就有紙和筆，可以隨時記錄？就算對方手邊恰好有紙和筆，在電話中交代這類復雜的信息也經常出錯。所以，有經驗且善于替對方著想的人會這樣說：“……您不用記的，我只是先告訴您。隨后我會通過郵件（或者短信）給您發個備忘……”
說到這里，相信大家應該能夠理解：其實，真的沒有人不會打電話，只不過絕大多數人會的確確實實只是“抓起電話就撥”而已。
有心人撥打工作電話是有技巧的。
> ? 確定對方最可能方便接電話的時間（難以確定的時候先 發短信詢問）。
>
> ? 在撥打電話甚至發短信詢問對方是否方便之前準備好一 切計劃溝通的內容，作好檢查列表放在手邊，確保溝通 過程中不會遺漏要點。
>
> ? 通話前把重要信息整理成電子文本，在通話中做必要的 更新，通話結束后，馬上通過電子郵件將備忘發送給對 方。
>
> ? 若對方沒有接電話，則給對方發署名短信告知詳細事由， 并做好記錄，防止自己遺忘此次溝通任務。
>
> ? ……
另外，手機丟失是很常見的事情。一部手機的價格并不高，要命的是里面的電話簿。今天，大多數人的手機里都存有上百條聯系人信息，離開手機，有些人連家里的電話號碼都記不住。電話簿的丟失或者損壞，不僅損失難以估量，還會讓人特別尷尬——要不停地這樣回短信：“對不起，我的電話簿丟了，請問您是？……”要避免這種窘況，就要養成定期備份電話簿的習慣。挑選一款能夠與計算機方便連接的手機很重要，而且盡量不要選用那種必須使用特殊連接線的手機。另外，使用能夠與計算機（甚至與云端存儲）快捷同步的手機會額外獲得的巨大好處是：電話簿中可以方便地保存更多電話號碼之外的附加信息。
為常見任務制定流程是一個必須養成的習慣。一個人在梳理流程的過程中，會不由自主地思考個中細節。有些人做事仔細，其實只不過是因為他們很早就養成了這個簡單的習慣而已。而另一些人，總感覺自己夠聰明，卻在實際工作中頻繁出錯，也只不過是因為他們尚未養成這個簡單的習慣而已。這個簡單的習慣，日久天長，會讓人與人之間產生巨大差異。觀察一下身邊的人群，你會很容易地找到無數例證。
## 12. 預演
我學編程時用的計算機還很簡陋，只有固化的48KB內存，連磁盤都沒有。要是電源斷了，就什么都剩不下了。所以，寫出程序以后，要來回閱讀代碼，把自己的大腦當計算機，想象每一行語句執行之后的結果……如此反復若干次，再小心翼翼地將程序輸入計算機，還要反復審核是否有輸入錯誤，然后才敢運行它。
> > 參見第1章“我的案例”一節。
沒想到，這種工作模式成了我一生的習慣，我也因此受益無窮。直到現在，我在做任何事情之前，都會嘗試把將要做的事情的整個過程在腦子里預演一遍甚至數遍。
有些時候，如果我面臨的任務比較復雜，大腦短期記憶容量不夠，就只好借助紙和筆（有些人更喜歡使用計算機上的思維導圖類軟件），用寫寫畫畫的方式來輔助自己預演每一個步驟。
需要執行的任務越重要，這種預演就越關鍵。只有經過大量的預演或者練習，我們才能夠在實際執行任務的過程中有出色的表現。這也是良性循環和惡性循環之間的選擇和差異。準備充分的人，常常會有出色的表現，最終能夠順利地完成任務，而這樣的經驗會使他更加堅信提前準備的重要。準備不充分的人，執行任務時必然表現欠佳，但不管表現多差，他也提前做了一點準備（或者自認為做了一點準備），但這樣的經驗卻會讓他覺得準備是沒什么用的，至少是沒什么大用的，于是下一次他還會采取同樣的行動，還會面臨相同甚至更為嚴重的尷尬……
我認為，萬事皆可提前準備，萬事皆需提前準備。只有前期準備充分，才能在實際執行任務的時候有出色的表現。舉個例子，我在做新教師培訓的時候，經常被新教師夸獎：“李老師，你在臺上隨機應變的能力太強了！”對此我不敢謙虛——因為他們完全夸錯了，我自己太清楚自己的應變能力有多差。
我之所以“顯得”游刃有余，是因為之前做過太多的準備。之所以做那么多的準備，就是因為曾經出過丑——想象一下，在臺上講到一半突然發現自己說的某句話有不曾想到的歧義，是多么窘迫的事情？所以，在任何一次講演的準備階段，我都會花很多時間認真考慮自己的每個觀點、每個事例、甚至每個句子可能引發什么樣的理解和反應，然后逐一制定對策。只有這樣，我才可以安心上臺。
另一個很多人不相信的情況是，我有嚴重的“課前恐懼癥”。每次上課前5分鐘，各種癥狀并發：手心發癢、頭皮發麻、眼皮狂跳（有時候左眼，有時候右眼，有時候兩只眼）、后背開始冒冷汗（冬天也一樣）……我通常要到開始講課5分鐘之后才能徹底擺脫這種恐懼狀態。自我2001年第一次上臺演講到現在，從沒有一點改善的跡象，只不過我已經比較習慣它了。
我并不能克服恐懼，而是僅僅做到了習慣恐懼。然而，就算是這種退而求其次的“習慣恐懼”，都需要努力和掙扎。努力的方法，就是在課前做很多很多的準備工作。我甚至為此多多少少有了一些強迫癥狀——準備的內容必須多到實際講課內容的兩倍以上才能踏實。不過，這樣的恐懼倒成了動力，它使得我的很多課程和講演都最終有了多個版本。我還會再把這些版本各自演練很多次。這樣的準備使我一旦進入狀態，就肯定無所畏懼。因為知道了結果，我也就可以做到在開始的時候任憑恐懼陪伴。
我父親的一句話幫了我。他說：“相信我，你并不孤獨。”我之所以認為自己可以想出辦法解決對演講的恐懼，就是因為我知道很多人都害怕當眾演講。有些人甚至把“害怕當眾演講”與“害怕死亡”相提并論。害怕死亡的理由自然不必說，而害怕當眾演說的原因，人們卻未必真的了解。其實很簡單——準備不足，所以害怕。
> > 參見大衛·沃倫金斯基與他人合著的《列表匯集》（1977），以及斯科特·博克頓所著的《演講之禪》（2009）。電影[《美國黑幫》](http://goo.gl/ewMrU)（2007）里也提到了這件事。
我曾因為覺得自己缺乏急智而自卑過相當長一段時間，直到讀了一本前蘇聯克格勃特工的自傳才改變看法。我現在早已找不到那本書，也想不起主人公完整的名字，只隱約記得好像叫“什么什么年科”，姑且就稱呼他為“年科同志”吧。
書中提到，“年科同志”有一次被一群美國特工追殺，手中的左輪手槍已經沒有子彈，只能靠奔跑擺脫厄運。在這個過程中，他沖下了一段長長的大理石臺階，跑著跑著，突然做出了一個常人無法想象的動作——停步蹲了下來。在這段時間里，追趕他的那些特工因為高度和視角的關系，無法用槍射中他，同時，他因此贏得了寶貴的七八秒，得以從口袋里拿出子彈裝進左輪手槍，打得追趕他的那些特工慌忙尋找掩體自保，從而最終成功逃脫。
在“年科同志”后來的回憶里說，當時他之所以能做出一個那么令人震驚的動作，是因為在他腦子里這個動作已經提前演練過不知道多少次，而他也設想過不知道多少種逃跑時可能發生的狀況——他從一開始就知道自己早晚有一天會遇到那樣的追殺。他說，所有高級特工都明白一個簡單的原理：任何動作演練到一定次數，就能準確完成——甚至是在無意識的情況下，而他只不過是把這個原理應用到了極致而已。
## 13. 驗收
很多人做事半途而廢、不了了之的根本原因在于從未想過要給自己執行任務時的表現設計一個驗收機制。最基本的驗收機制是針對最終結果的，部分有經驗的人因為在做事之前總是更關注步驟，并會按照需求將任務拆分成若干個子任務，所以，他們甚至會為每一個步驟設計相應的驗收機制。
其實，我們每個人從小就開始接受這種訓練，而可笑的是，這種訓練從未達成設計者的目標，并且最終的結果總是恰恰相反。
這種訓練就是“考試”。學校對學生學習任務的執行效果不僅有確定的驗收機制——考試，還將其細分為很多類別——小測驗、期中考試、期末考試。這本是成功完成任務所必須的，而由于種種原因，長達十數年的所謂“正規教育體系”竟然幾乎使每一個經歷過它的人討厭考試。
人們幾乎無一例外地討厭考試的原因非常多：很多老師不自覺地用考試刁難學生；有一些老師懶得把測驗搞得太難；只要考試，就一定有人作弊，這會讓另一些人覺得不公平。更深層次的原因在于，只要是考試，必然只有少數人獲得優異的成績，如果考試題目設計得確實合理的話（可惜這種情況非常少見），這種結果只能說明大多數人之前做得不夠好。可是，又有誰愿意承認這樣一個結論呢？
人們討厭考試的另外一個原因在于，考試不僅是驗收機制，還常被當作選拔機制。相應的，問題又來了：總是有人在考試時作弊，總是有人在考試結果出來之后搞暗箱操作。若是考得不好，必然失去機會；可即便考得好，也不見得能獲得機會，因為考試成績往往并非唯一的考量因素（這不是借口，很多時候事實確實如此）……
更難辦的是，某一考試究竟是驗收還是選拔，在很多時候難以區分。因為選拔是那么重要——無論是對選拔者來說，還是對被選拔者來說——所以最終連整個教育體制都本末倒置地變成了“應試教育”……
正是考試的種種弊端使人們憎恨考試——盡管人們從來離不開考試，也不曾離開考試。事實上，連整個人生都可能是一場考試。然而，對考試的這些糾結，導致很多人在學校之外絕不肯自己考自己。
有趣的是，電子游戲（這同樣算是一種“考試”）的設計者卻身諳個中之道。他們為游戲者設計了詳盡的即時回報系統，包括經驗值、等級、寶物等。不僅有正面的回報系統，還有負面的回報系統，如一段時間不登錄就會減少經驗值等。這種回報系統其實就是設計精良的驗收機制。在這種驗收機制的“監督”下，每個游戲者都不由自主地“加油干活”，并且樂不思蜀。
> > 有時，我們會發現自己玩某個游戲上癮了——明知道它占用了很多時間（這是客氣的說法，不客氣的說法是浪費了很多生命）卻忍不住繼續……擺脫這種沉迷的方法是找個作弊器。使用作弊器，實際上等同于打破游戲設計者所設計的“驗收機制”，使其無效，勾人上癮的因素也就減輕了。
由此可見，驗收機制相當重要。從這個角度講，我們不管遇到什么任務，都應該對其認真審視，同時向自己提出一個問題并要想辦法回答清楚：“怎樣才算‘做好’？”如果能把任務拆分成若干個子任務，那么確定“做好”的標準可能更容易一些，因為每個子任務的驗收標準可能已經自然存在，起碼有這么一條：“如果這個做不好，那么下一個就沒法開始……”
為了能將驗收機制落到實處，我們應該在做一件事情之前，拿出紙和筆寫下每一個預定的驗收標準。經過第2章的討論，我們已經不會再選擇去做那種脆弱而又不現實的“完美主義者”，所以我們也不會設置過高的標準（也就是設置恰當的標準）。走到另一個極端——完全沒有標準顯然是愚蠢的。而在任務（或子任務）完成時，拿出之前寫下的標準對照一下，我們就會發現，這種簡單的做法有著不可思議的神奇力量——它會讓我們注意更多的細節、進行更多的思考，并不由自主地更為專注。
從更高的層面上說，設計驗收機制也是任何一個領導者必須擁有的基本能力。哪怕你領導的只是一個很小的團隊，你也都必然要向團隊成員指派各種各樣的任務。在這種情況下，如果你沒有設計驗收機制，最終的結果肯定會讓你非常失望，因為缺少驗收機制會使團隊成員對自己的工作質量毫不介意，長此以往，團隊的執行力將等于零，作為團隊領導者的你也必須承擔失敗的責任。
