[TOC] 2015年被眾多媒體稱作“企業SaaS 服務元年”，其實微軟公司的Office 365在企業SaaS領域已經深耕多年。Office 365作為微軟的一項“云服務”，除了在商業領域發揮其價值外，也為眾多的非營利組織提供終身免費的企業級服務，以技術的力量助力非營利組織實現互聯網時代的“云辦公”。 ## Office 365：基于云平臺的應用套件 2010年，微軟開始面向13個國家和地區的企業公開測試Office 365，之后陸續為更多國家和地區用戶提供Beta測試版本，并于2011年6月28日正式發布。目前已經擁有面向企業、家庭、個人及非營利組織的多個Office 365版本。 Office 365是微軟公司基于云平臺的應用套件，是工作生產力和團隊協同的云端服務。Office 365包含Office辦公組件、Exchange企業級郵件服務器系統、SharePoint Online門戶、Skype for Business即時通訊工具及Yammer企業社交網絡等核心服務。 :-:  :-: 圖1 Office 365的核心服務 為助力非營利組織提高生產力、創造更大的影響，微軟于2013年7年推出Office 365非營利組織計劃。截至2016年7月底，Office 365非營利組織版已經為全球超過100個國家和地區的近63000個非營利組織提供服務。 ## Office 365非營利組織版本在中國大陸的應用情況 微軟公司自2013年10月開始在中國大陸實施Office 365非營利組織計劃，目前已有包括中國青少年發展基金會、江蘇陶欣伯助學基金會、美麗中國、恩派(NPI)公益組織發展中心、拜客廣州、ABC美好社會咨詢社、卓明災害信息服務中心等在內超過80家非營利組織獲得Office 365非營利組織版本捐贈，活躍用戶近4000個。 :-:  :-: 圖2 已獲得Office 365捐贈的國內非營利組織（部分） ## 應用案例—恩派(NPI)公益組織發展中心 恩派(NPI)公益組織發展中心（以下簡稱“恩派”）2006年初創辦于上海，是國內一家支持型的非營利組織，以“助力社會創新，培育公益人才”為己任，致力于發掘培育那些處于創業期的草根社會組織和“社會企業”。 歷經10年的發展，恩派業務輻射長三角、珠三角、京津、川渝及中部地區，項目點遍及全國近40個城市和全國數百個街道及社區。伴隨組織的不斷發展與成員的增多，恩派在團隊協作與辦公信息化方面面臨較大的挑戰與需求。 恩派于2013年下半年開始引入和部署Office 365非營利組織版，歷經2年多的實施和內部推廣，已在促進內部協同管理方面取得初步成果，進而為業務帶來更多價值。 ### 安全的郵件系統及日歷管理 恩派把所有員工的郵箱系統遷移到了Office 365上，Office 365的Exchange郵件服務器為每個員工用戶提供50GB超大郵箱存儲空間，并能輕松統一設定郵箱后綴的主域名，還能設定分域名，同時節省下原來2萬/年的郵箱服務商年費。 除了安全、便捷和穩定的郵件服務，Exchange還提供了實用的日歷管理功能，員工可以通過Outlook日歷安排和管理個人日程與任務，通過與其他同事共享日歷、會議邀請等方式協調團隊日程，實現團隊時間資源的合理配置。支持跨設備使用郵件與會議提醒，也讓他們不容易錯過重要的工作安排。 :-:  :-: 圖3 Microsoft Outlook的日歷管理功能 ### 提升項目團隊協作效率 從2013年開始，恩派跨地域的項目開始日益增多，協同辦公的需求也日漸明顯。以恩派參與實施的中國公益慈善項目交流展示會項目為例，除了深圳地區的項目主力團隊外，需要協調全國近10個辦公室的在地同事參與到組織招展、展務協調會、路演培訓等活動。 長此以往，類似的項目協作只能通過郵件、QQ群等進行項目資料的共享、協作，常常導致項目資料零散、文檔版本不統一等問題，要實現更加有效的跨區域項目協作，需要更加完備的IT技術支持。Office 365的SharePoint很好地契合了恩派這樣的的需求。 :-:  :-: 圖4 恩派第四屆慈展會項目SharePoint網站 通過為每個項目搭建獨立SharePoint網站并配合Office 365組的方式，項目資料在“云端”得以集中存儲與共享，實現了基于項目資料共享的高效協作。文檔版本管理、多人共同編輯同一文檔、郵件對話、項目日歷共享、任務管理、討論板、自定義列表、精細的權限設置……SharePoint組合式的應用和服務方式，可以根據不同類型的項目選用不同的功能模塊，滿足不同項目的需求。 通過項目SharePoint網站，項目成員得以及時了解項目的最新動態，高效地與團隊成員保持溝通、討論并進行協作。SharePoint的團隊協作功能，正在助力恩派發揮其的全國網絡的優勢。 ### 助推組織內部知識管理 如何實現在項目文檔積累的過程中，逐步搭建起知識庫，進而形成具有機構競爭力的核心技術，是許多公益組織在探索的課題。作為一家知識型和技術輸出型機構，這也是恩派人多年來一直在思考并嘗試解決的問題。 在引入Office 365后，恩派人做了很多的探索。2015年新年伊始，恩派總部在內部發起“恩派100個問題與答案”——在內部征集100個與恩派相關的問題，并邀請全體同事參與到問題的回答，在較短的時間內就獲得了多個答案，無論是在推動員工參與還是知識的共享上都獲得了不錯的效果。 :-:  :-: 圖5 恩派的SharePoint資料管理模塊 :-:  :-: 圖6 恩派的SharePoint模塊結構概覽 云端儲存與SharePoint站點提供資源共享的基礎，恩派通過規劃業務相關資料的集中存儲和管理，設立包括恩派數據中心、恩派百問、風暴社區、團隊博客、員工手冊、培訓資料共享中心等多種形式的SharePoint網站，逐步實現內部資源的共享、積累與管理，SharePoint站點多樣的權限設置也能滿足了多種管理需求，并保證云端資料的安全性。 ### 高效的異地團隊溝通 Office 365能夠幫助非營利組織應對的另一需求是異地會議。 恩派作為一家全國性的非營利組織，員工分散全國多座城市辦公，業務/項目跨地域、跨團隊開展，異地團隊溝通的需求也特別明顯。特別是歷經2014年下半年開始的內部業務調整后，各地以業務條線的方式進行管理，針對異地團隊的溝通和管理需求有增無減。長期以來恩派依托傳統的電話會議解決異地溝通的問題，但這樣的方式不僅花費高，也只能通過語音的方式進行交流，溝通的效果并不十分理想。 通過Skype for Business的企業級視頻會議系統，結合Exchange的日歷功能，恩派的同事們在安排會議前即可以直接查看其他同事的空閑狀態，輕松地發起多地團隊共同參與的音視頻會議。 :-:  :-: 圖7 Skype在線會議界面 Skype在線會議支持多種方式加入，讓出差在路上的同事通過手機也可以加入會議；實時的桌面、程序與PPT演示文件共享、電子白板實時互動，豐富了溝通的媒介；如果同事無法參加會議，還可以通過錄制會議的方式方便其在會后了解會議內容。這些都幫助提升了異地會議的質量，進而推動跨區域的部門之間實現有效的溝通和交流。 ### 助力實現移動辦公 移動互聯網的發展為移動辦公提供了可能，而Office 365提供的云服務，可以成為移動辦公的最佳工具集合。 在機構的項目資料、內部資料逐漸實現“云端化”后，恩派的員工和和志愿者們無論是在家、出差在外還是在外出辦公，都可以隨時隨地通過PC、手機、平板甚至Web瀏覽器收發郵件、管理個人任務與日程安排、加入會議、訪問SharePoint站點及其他云端資料，并能在線編輯Office文檔，實現與團隊即時的、有效的協作。 ## “云辦公”助力非營利組織提升組織生產力 作為一項提升生產力的云服務，Office 365不僅為非營利組織提供正版Office軟件，還提供了包括郵件服務器系統、日歷管理、SharePoint協作站點、Skype for Business音視頻會議系統等在內的完整“云辦公”解決方案。 Office 365采用訂閱租用模式，非營利組織無需耗費資金搭建IT基礎設施，不用負擔大量日常運維成本，直接地節省了郵件服務商年費、電話會議費用等行政經費，并可根據自己的需求組合及調整服務，滿足不斷變化的組織需求。 自2016年1月起，微軟公司已授權恩派（NPI）公益組織發展中心受理Office 365非營利組織版面向中國大陸地區的捐贈事務。通過資質認證的非營利組織可以申請獲取Office 365非營利組織版的免費使用許可。 除了提供Office 365非營利組織版本的捐贈外，微軟公司于2010年開始在北京、深圳、上海、廣州、成都、南京等全國多地組織實施“微軟非營利組織信息日（NPO IT Day）”主題線下活動，通過主題演講、案例分享、技術推薦、技能培訓等方式提升非營利組織信息化水平，利用技術的力量幫助非營利組織更好地在互聯網時代實現“云辦公”，提升組織生產力，助力他們行得更遠，創造更多社會價值。 ## 資源鏈接信息 作為微軟軟件捐贈計劃的一部分，我們與“科技濃湯”全球伙伴網絡合作運營Office 365非營利組織計劃，在中國大陸地區為符合條件的公益慈善類組織提供捐贈服務和技術支持。如果貴組織需要獲取Office 365捐贈服務，請遵照以下指引： 1. 在Office 365非營利組織版申請網站上注冊，獲取免費的Office 365非營利組織商業高級版、Office 365非營利組織版E3或Office 365非營利組織版E5試用版； 2. 在免費試用期間，登錄“科技濃湯·中國”網站注冊并申請公益慈善組織認證； 3. 在貴組織通過認證之后，將會獲得捐贈的Office 365非營利組織版E1或Office 365非營利組織商業協作版。 * 非營利組織版申請教程：[https://techsoupchina.org.cn/content/office-365-非營利組織版申請教程](https://techsoupchina.org.cn/content/office-365-非營利組織版申請教程) * 聯系電話：(86)10-5949 0379 * 聯系郵箱：service@techsoupchina.org.cn * Office 365非營利組織版申請網站： [https://products.office.com/zh-cn/nonprofit/office-365-nonprofit](https://products.office.com/zh-cn/nonprofit/office-365-nonprofit) * “科技濃湯·中國”官網：[https://techsoupchina.org.cn](https://techsoupchina.org.cn)