審查員如果發現申請文檔中缺少上述第3.2.1節至3.2.3節中任何一項所述的依據、文件或資料，或者某些文件不符合專利法及其實施細則的規定，應當將申請案返回流程管理部門并且說明理由。審查員如果發現申請文檔中缺少上述第3.2.4節所述的資料，而且確信申請人已獲得這樣的資料，可以填寫提交資料通知書，要求申請人在指定的兩個月期限內提交有關資料；申請人無正當理由逾期不提交的，該申請被視為撤回。 此外，在實質審查前，審查員最好能初閱申請文件，查看是否需要申請人提交有關的參考資料，如果需要，可填寫提交資料通知書，通知申請人在指定的兩個月期限內提交。提前做好此項工作，有利于加快審查程序。