不管是審查員約請的，還是申請人要求的會晤，都應當預先約定。可采用會晤通知書或通過電話來約定，會晤通知書的副本和約定會晤的電話記錄應當存放在申請案卷中。在會晤通知書或約定會晤的電話記錄中，應當寫明經審查員確認的會晤內容、時間和地點。如果審查員或者申請人準備在會晤中提出新的文件，應當事先提交給對方。 會晤日期確定后一般不得變動；必須變動時，應當提前通知對方。申請人無正當理由不參加會晤的，審查員可以不再安排會晤，而通過書面方式繼續審查。